Travailler avec son expert-comptable
Donnez accès à votre expert-comptable dans Kledg : les rôles Lecture seule, Comptable et Administrateur, l’invitation par email, et ce que le cabinet peut faire.
Kledg n’impose pas de choisir entre tenir ses comptes soi-même et les confier à un cabinet. Vous pouvez saisir et rapprocher au quotidien, et donner à votre expert-comptable un accès direct pour vérifier, corriger, valider et clôturer. Il travaille sur les mêmes données que vous : plus d’export à envoyer par email.
Ce que vous allez faire
- Choisir le bon rôle pour chaque personne.
- Inviter votre expert-comptable dans la société.
- Vous répartir le travail.
Prérequis
- Le rôle Administrateur dans la société, pour inviter. Changer un rôle ou retirer un membre reste réservé à l’administrateur de l’instance (le compte créé à l’installation).
- L’adresse email de votre expert-comptable.
- Pour qu’il reçoive l’invitation par email, l’envoi d’emails configuré sur l’instance (voir Installer Kledg). Sinon, Kledg vous donne le lien d’invitation à lui transmettre.
Les rôles
Chaque membre a un rôle par société. Une même personne peut être Comptable dans une société et Lecture seule dans une autre.
| Ce que la personne peut faire | Lecture seule | Comptable | Administrateur |
|---|---|---|---|
| Consulter écritures, banque, états | Oui | Oui | Oui |
| Saisir, modifier, valider et contre-passer des écritures | Oui | Oui | |
| Rapprocher, importer des relevés et des FEC | Oui | Oui | |
| Gérer le plan comptable, les journaux, les règles, les exercices | Oui | Oui | |
| Clôturer un exercice, affecter le résultat | Oui | Oui | |
| Exporter les états et le FEC | Oui | Oui | |
| Modifier les informations de la société | Oui | ||
| Connecter une banque, gérer ses identifiants | Oui |
- Lecture seule convient à un associé qui veut suivre les chiffres.
- Comptable est le rôle de votre expert-comptable : il tient les comptes, sans accès à vos identifiants bancaires ni aux réglages de la société.
- Administrateur est le rôle du dirigeant.
Étape 1 : inviter l’expert-comptable
- Ouvrez la société, puis Société, Membres.
- Cliquez sur Inviter un membre, saisissez l’email de votre expert-comptable et choisissez le rôle Comptable.
- Envoyez. Il reçoit un lien valable 7 jours : il rejoint la société avec son compte Kledg, ou en crée un.
Pour un cabinet qui suit plusieurs de vos sociétés, invitez-le dans chacune : il les retrouve toutes dans Mes sociétés. La liste Démarrer coche l’étape Inviter votre expert-comptable dès qu’un membre a le rôle Comptable. Le détail (renvoyer ou annuler une invitation, ce que voit l’invité) est dans Les membres et les invitations.
L’administrateur de l’instance peut aussi l’ajouter directement, sans invitation : dans Membres, Ajouter un membre, il cherche un utilisateur existant ou saisit l’email (Kledg crée le compte s’il n’existe pas), choisit le rôle et valide. C’est aussi lui qui change le rôle d’un membre ou le retire de la société.
Ce que voit l’expert-comptable
Les captures ci-dessous viennent de la démo, avec le profil Expert-comptable : un cabinet qui suit quatre sociétés clientes fictives.
Dans Membres, il voit qui a accès à la société : lui avec le rôle Comptable, le dirigeant avec le rôle Administrateur.
Son travail type :
- Dans Écritures, filtrer sur le statut Brouillon : ce sont les écritures que vous avez préparées en rapprochant la banque.
- Les ouvrir, corriger un compte ou une TVA si besoin.
- Les cocher et cliquer sur Valider : elles reçoivent leur numéro définitif.
Il passe aussi les écritures d’inventaire et de paie au journal OD, contre-passe une écriture validée erronée, prépare la clôture et exporte le FEC. Voir Saisir une écriture et Clôturer l’exercice.
Une bonne répartition
| Vous | Votre expert-comptable |
|---|---|
| Connecter la banque, garder les accès à jour | Vérifier et valider les brouillons |
| Rapprocher les opérations chaque mois | Passer les écritures de paie, d’inventaire et d’impôt |
| Créer les règles des opérations récurrentes | Clôturer l’exercice, préparer la liasse fiscale |
| Joindre les justificatifs | Conseiller sur l’affectation du résultat |
Kledg prépare les déclarations de TVA, le calcul de l’impôt sur les sociétés et une partie des tableaux de la liasse fiscale, avec leurs exports en PDF ou CSV : de bons documents de travail pour votre expert-comptable. Kledg ne dépose rien et ne produit pas la liasse complète : votre expert-comptable la termine et la dépose avec ses outils, à partir de ces documents, des états et du FEC de Kledg.
Les erreurs fréquentes
- Donner le rôle Administrateur à l’expert-comptable. Le rôle Comptable lui suffit et protège vos identifiants bancaires.
- Partager votre propre mot de passe. Chaque personne a son compte : le journal d’audit de la société indique qui a fait quoi.
- Valider vous-même ce que le cabinet doit vérifier. Une écriture validée ne se modifie plus : convenez de qui valide.
- Oublier de retirer un ancien cabinet de la liste des membres.
Pour aller plus loin
- Connecter Claude ou ChatGPT : l’assistant agit avec les droits de votre rôle ;
- Obligations comptables d’une société commerciale sur service-public.gouv.fr.