Saisir une écriture et la valider
Saisissez une écriture à la main dans Kledg, validez-la pour la rendre définitive, et corrigez une écriture validée par contre-passation.
La plupart de vos écritures viennent de la banque. Certaines se saisissent à la main : une facture fournisseur pas encore payée, une note de frais, les écritures de paie ou de clôture. Toutes suivent le même cycle : brouillon, puis validée.
Ce que vous allez faire
- Saisir une écriture en brouillon.
- La valider, seule ou avec d’autres.
- Corriger une écriture validée par contre-passation.
Prérequis
- Un exercice ouvert qui couvre la date de l’écriture.
- Le rôle Administrateur ou Comptable.
- Les bases de la partie double : chaque écriture a autant au débit qu’au crédit. Voir La partie double.
Brouillon et écriture validée
| Brouillon | Écriture validée | |
|---|---|---|
| Modifiable, supprimable | Oui | Non, jamais |
| Numéro | Attribué à la validation | Numéro définitif, sans rupture de séquence |
| Dans le FEC | Non | Oui |
| Corriger | La modifier | La contre-passer |
Cette règle vient du droit comptable : une écriture validée est définitive, elle ne se modifie plus (PCG, article 911-4), et la numérotation est continue. Le FEC ne contient que les écritures validées (livre des procédures fiscales, article A47 A-1).
Étape 1 : saisir l’écriture
- Ouvrez Saisie, Écritures, puis Nouvelle écriture.
- Choisissez l’exercice, le journal (AC pour un achat, VE pour une vente, OD pour une opération diverse) et la date. Ajoutez une référence (le numéro de la facture) et une description.
- Saisissez une ligne par compte mouvementé : le compte, un libellé, et le montant au débit ou au crédit. Ajouter une ligne en crée d’autres.
- Vérifiez la ligne Total : les débits doivent égaler les crédits.
- Cliquez sur Enregistrer. L’écriture est enregistrée en brouillon.
Par exemple, la facture d’un graphiste de 600 € TTC (500 € HT, 100 € de TVA), reçue mais pas encore payée, au journal AC :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | 500,00 | |
| 44566 | TVA déductible | 100,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 600,00 |
Quand elle sera payée, l’opération bancaire soldera le compte 401 lors du rapprochement.
Pour une écriture qui ressemble à une autre, ouvrez celle-ci et cliquez sur Dupliquer : Kledg crée un brouillon identique, à modifier.
Étape 2 : valider
- Une écriture : ouvrez-la et cliquez sur Valider. Kledg lui attribue son numéro.
- Plusieurs écritures : dans la liste Écritures, filtrez sur le statut Brouillon, cochez les écritures, puis cliquez sur Valider.
Validez une fois les montants vérifiés, idéalement chaque mois : la clôture de l’exercice exige qu’il ne reste aucun brouillon.
Corriger une écriture validée
Une écriture validée affiche un cadenas : elle ne peut plus être modifiée ni supprimée. Pour la corriger :
- Ouvrez l’écriture et cliquez sur Contre-passer.
- Choisissez la date de la contre-passation : par défaut, celle de l’écriture d’origine. Si son exercice est clôturé, choisissez une date d’un exercice ouvert.
- Confirmez. Kledg crée une nouvelle écriture validée, qui inverse les débits et les crédits, liée à l’écriture d’origine (« Contre-passation de », « Contre-passée par »).
- Saisissez ensuite l’écriture correcte, et validez-la.
L’erreur et sa correction restent visibles, l’une après l’autre : c’est ce que demande un contrôle. Astuce : Dupliquer l’écriture d’origine avant de saisir la bonne vous évite de tout retaper.
Les erreurs fréquentes
- Une écriture déséquilibrée : Kledg refuse de l’enregistrer. Vérifiez le total et les signes.
- Le mauvais exercice ou la mauvaise date : la date d’une écriture est celle de l’opération (la facture), pas celle de la saisie.
- Supprimer et ressaisir une écriture validée : impossible, et c’est voulu. Contre-passez.
- Saisir à la main une opération bancaire qui arrivera par la banque : elle serait comptée deux fois. Passez par le rapprochement.