Lettrer ses comptes clients et fournisseurs

Le lettrage relie une facture aux règlements qui la soldent. Une facture lettrée est réglée ; une facture non lettrée reste due, et c’est elle qui alimente votre balance âgée.

Les comptes qui se lettrent

Seuls les comptes de tiers se lettrent (PCG, art. 944-40 et 944-46) :

Les comptes dont seul le solde compte, comme la TVA (445), les organismes sociaux (43) ou les banques (5), ne se lettrent pas.

Lettrer un compte

1. Ouvrez Saisie, Lettrage.
2. Choisissez l’exercice puis le compte : 411 pour vos clients, 401 pour vos fournisseurs. Vous pouvez aussi vous limiter à un seul client ou fournisseur.
3. Cochez la facture et son règlement. Une barre en bas de page totalise votre sélection et affiche l’écart tant que les débits et les crédits ne sont pas égaux.
4. Quand l’écart est nul, cliquez sur Lettrer la sélection : les lignes reçoivent le même code (AA, AB… AZ, BA… ZZ, puis AAA), repris dans votre FEC avec la date du lettrage.

Un groupe lettré compte au moins deux lignes, dont les débits égalent les crédits au centime, et concerne un seul client ou fournisseur. Un règlement passé lors du rapprochement bancaire, sans client ou fournisseur précis, peut rejoindre le groupe.

Pour défaire un lettrage, cliquez sur son code dans la liste (Délettrer) et confirmez.

Les propositions de Kledg

Kledg propose les lettrages évidents, toujours équilibrés :

1. même client ou fournisseur et même montant, en commençant par les dates les plus proches ;
2. même montant quand une des lignes n’a pas de client ou fournisseur précis, seulement s’il n’y a aucune ambiguïté ;
3. toutes les lignes d’un client ou fournisseur dont le solde est nul.

Les règlements déjà rapprochés avec la banque passent en premier : une fois l’écriture du rapprochement validée, Kledg propose de lettrer le compte 411 ou 401 qu’elle solde. Un clic sur Lettrer les propositions les applique toutes.

Ce qui ne se lettre pas

• Une partie de facture. Kledg ne fait pas de lettrage partiel : une facture payée en plusieurs fois se lettre une fois soldée, avec tous ses règlements. Le FEC ne prévoit qu’un code de lettrage par ligne, sans montant, et les conventions de lettrage partiel diffèrent d’un logiciel à l’autre. Les codes partiels repris d’un autre logiciel sont gardés tels quels.
• Les écritures en brouillon. Elles peuvent encore changer ou être supprimées : validez-les d’abord. Une écriture validée, elle, se lettre.
• Un exercice clôturé. Son FEC reste celui de la clôture (PCG, art. 1031-4, et Livre des procédures fiscales, article L47 A). Un groupe ne chevauche jamais deux exercices : le solde passe dans les à-nouveaux.

Quand vous enregistrez un client ou un fournisseur dans Factures, Tiers (voir Les factures et les tiers), son nom remplace le libellé des lignes de son compte, et les règlements enregistrés sur une facture la lettrent dès qu’ils la soldent.

Suivre ce qui est dû

La balance auxiliaire

États, Balance auxiliaire donne, pour chaque client et fournisseur (comptes 411 et 401) et sur une période de l’exercice :

• le solde au début de la période (à-nouveaux compris) ;
• les débits et les crédits de la période ;
• le solde à la fin ;
• la part encore non lettrée à la fin de la période (une ligne lettrée après cette date compte comme non lettrée).

La balance âgée

États, Balance âgée classe les montants non lettrés des comptes 411 et 401 par ancienneté, au jour de votre choix : non échu, 0 à 30 jours, 31 à 60, 61 à 90, plus de 90 jours de retard. Elle ne retient que les écritures validées.

• L’échéance d’une facture est sa date plus votre délai de paiement. Un règlement, un avoir ou une avance non lettrés comptent à leur propre date, en déduction.
• Le délai de paiement est de 30 jours par défaut, à défaut d’accord, et au plus 60 jours à compter de la facture ou 45 jours fin de mois (Code de commerce, art. L441-10). Le bouton Délai de paiement le règle pour la société ; un client ou un fournisseur peut avoir le sien.
• 45 jours fin de mois se compte en ajoutant 45 jours à la date de la facture, puis en allant à la fin de ce mois : une facture du 10 janvier donne le 24 février, donc une échéance au 28 février. C’est la plus courte des deux lectures admises par la DGCCRF.

Les à-nouveaux portent le solde global de chaque compte. Une ligne d’à-nouveaux sans client ou fournisseur précis apparaît sous le nom du compte et vieillit à partir du premier jour de l’exercice. Pour une balance âgée exacte en début d’exercice, détaillez votre écriture d’ouverture par client et par fournisseur.

Les deux balances s’exportent en Excel, et le widget Créances et dettes échues du tableau de bord les résume.

Les justificatifs manquants

La page Banque, Justificatifs liste les opérations bancaires sans pièce justificative, vous dit où trouver la facture et peut confier la recherche à votre assistant : voir Les justificatifs.