Les catégories simples
En mode simple, classez chaque paiement de la banque par une catégorie en langage courant : Kledg crée l’écriture, votre comptable la valide.
En mode simple, vous n’avez pas à choisir des comptes ni des taux de TVA. Pour chaque paiement de la banque, vous confirmez une catégorie en langage courant, comme « Téléphone et internet » ou « Repas d’affaires ». Kledg en déduit l’écriture complète, et votre expert-comptable la valide.
Cette page explique les pages Dépenses à vérifier et Recettes à vérifier, la façon dont Kledg vous propose une catégorie, les questions qu’il peut vous poser et la validation par votre comptable.
Vérifier vos dépenses
Ouvrez Dépenses dans le menu du mode simple. La page liste les paiements qui ne sont pas encore rapprochés, du plus récent au plus ancien, avec la catégorie proposée et la raison de cette proposition (par exemple « Comme les 6 dernières fois »).
- Si la proposition est juste, cliquez sur OK.
- Sinon, cliquez sur Modifier : cherchez la catégorie par un mot (les accents ne comptent pas), répondez à la question éventuelle, ajoutez une note pour votre comptable et envoyez le justificatif.
- Si une ligne pose une question, un clic sur la réponse suffit.
- Tout confirmer ne confirme que les lignes sûres : celles dont la proposition est de confiance haute et qui ne posent pas de question. Les autres restent à vérifier.
Une ligne dont la date n’est couverte par aucun exercice ouvert le signale et ne peut pas être confirmée.
À la confirmation, Kledg crée l’écriture au journal de banque, dans l’exercice de la date du paiement : la sortie de la banque, la dépense et la TVA récupérable. Une ligne déjà confirmée ne peut pas l’être une seconde fois. Si vous annulez ensuite le rapprochement, le brouillon est supprimé.
Le justificatif
Pour un compte Qonto, le justificatif que vous envoyez part directement chez Qonto, et Kledg en garde la référence : Kledg ne stocke aucun fichier. Les autres banques ne permettent pas cet envoi : gardez la facture pour votre comptable, car les pièces se conservent dix ans (Code de commerce, art. L123-22).
Comment Kledg propose une catégorie
Kledg ne devine pas au hasard : il examine, dans cet ordre,
- vos règles d’affectation : la meilleure règle qui correspond au paiement (Créer des règles d’affectation) ;
- vos choix précédents pour le même fournisseur, en mode simple comme en mode expert : le même choix les dernières fois donne une confiance haute ;
- un dictionnaire des payeurs français : opérateurs, éditeurs de logiciels, hébergeurs, transporteurs, hôtels, stations-service, autoroutes et parkings, fournisseurs d’énergie, assureurs, banques, greffes... L’URSSAF des indépendants va aux cotisations du dirigeant, l’URSSAF seule aux charges sociales des salariés ; les paiements aux impôts vont à la TVA, à l’impôt sur les sociétés, aux taxes locales ou au prélèvement à la source selon le libellé ;
- les mots du libellé : restaurant, loyer, péage, salaire, agios, retrait... ;
- la catégorie donnée par la banque (catégories Qonto), quand elle correspond à une seule catégorie.
Quand Kledg n’est pas assez sûr, il ne propose rien : la ligne est à classer, et c’est à vous de choisir. C’est le cas d’un payeur connu dont on ne sait pas ce qui a été acheté (Amazon, PayPal, les impôts sans détail). Kledg n’invente jamais de catégorie, et ne propose jamais une catégorie de dépense pour de l’argent reçu, ni l’inverse.
Kledg apprend vos habitudes
Quand vous avez choisi trois fois de suite la même catégorie pour le même fournisseur, Kledg crée une règle d’affectation à son nom, suivie de « (mode simple) ». Elle reste une suggestion : elle propose la catégorie, elle ne crée rien toute seule. Kledg ne crée pas de règle pour une catégorie qui dépend d’une question ou dont la TVA n’est récupérable qu’en partie (carburant, cadeaux).
Les catégories
Kledg propose 72 catégories, regroupées pour la recherche : Locaux, Équipement, Achats et sous-traitance, Communication et logiciels, Déplacements et repas, Véhicule, Services et honoraires, Banque et finances, Personnel et dirigeant, Impôts et taxes, Mouvements d’argent, Recettes, et Remboursements de dépenses. Chacune donne le compte du plan comptable, le taux de TVA habituel, la part de TVA que vous pouvez récupérer, une phrase d’aide et sa source officielle.
Quelques exemples :
| Catégorie | Compte | TVA | TVA récupérable |
|---|---|---|---|
| Téléphone et internet | 626 | 20 % | totale |
| Logiciels et abonnements | 6511 | 20 % | totale |
| Déplacements (train, avion, taxi, VTC) | 6251 | 10 % | aucune |
| Hôtel en déplacement | 6256 | 10 % | aucune |
| Repas d’affaires | 6257 ou 6256 | 10 % | totale |
| Carburant | 6061 | 20 % | 80 % pour une voiture de tourisme, totale pour un utilitaire |
| Location ou entretien d’un véhicule | 6135, 6155 | 20 % | aucune pour une voiture de tourisme |
| Cadeaux clients | 6234 | 20 % | jusqu’à 73 € TTC par bénéficiaire |
| Assurances, frais bancaires, courrier | 616, 627, 626 | sans TVA | |
| Cotisations sociales du dirigeant | 646 | sans TVA |
Le taux par défaut suit le Code général des impôts : 20 % en général (art. 278), 10 % pour la restauration et le transport de voyageurs (art. 279), 5,5 % pour les livres (art. 278-0 bis). Quand la banque a lu sur le justificatif une TVA plausible, Kledg reprend celle-ci. Les règles de récupération sont celles des notes de frais (voir Les notes de frais).
Les mouvements qui ne sont ni des dépenses ni des recettes (TVA payée aux impôts, impôt sur les sociétés, salaires nets versés, charges sociales, emprunts, virements entre vos comptes, retraits d’espèces, compte courant, dividendes, capital) sont passés en une seule ligne sur leur compte, sans TVA.
Une société exonérée de TVA ne récupère que la part que lui permet son activité : rien pour une société en franchise sans ventes taxées. Elle ne collecte pas de TVA sur ses ventes.
Si votre plan comptable a été importé d’un autre logiciel, Kledg utilise le compte détaillé correspondant ou, à défaut, le compte le plus proche. S’il n’en trouve aucun, la dépense n’est pas enregistrée et Kledg vous invite à faire compléter le plan.
Les questions
Certaines catégories ne peuvent pas être comptabilisées sans une précision. Kledg vous pose alors une question en langage courant :
| Question | Pour | Ce que change la réponse |
|---|---|---|
| « Allez-vous l’utiliser plus d’un an ? » | Matériel informatique, mobilier de bureau, outils et machines | Oui : c’est une immobilisation, amortie sur plusieurs années (voir plus bas). Non : c’est une dépense de l’exercice. La question n’est posée qu’au-delà de 500 € HT, seuil admis par l’administration (BOI-BIC-CHG-20-30-10). |
| « Avec qui était ce repas ? » | Repas d’affaires | Avec des clients ou partenaires (par défaut), ou seul en déplacement. Nommez les invités dans la note pour votre comptable. |
| « C’est pour quel véhicule ? » | Carburant, location ou entretien d’un véhicule | Voiture de tourisme ou utilitaire : la TVA récupérable en dépend. |
| « Votre bail ou votre quittance mentionne-t-il de la TVA ? » | Loyer des locaux | Avec ou sans TVA. |
| « Quelle TVA figure sur votre facture ? » | Ventes | 20 % par défaut, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou sans TVA (exportations, livraisons dans l’Union européenne, services taxés chez le client, opérations exonérées). |
| « Est-ce de l’argent que vous avez prêté à votre société ? » | Argent versé par un associé ou le dirigeant | Oui : un prêt, au compte courant d’associé (455), qui vous sera rendu. Non, une augmentation de capital (après la décision des associés). Non, le paiement d’une vente. Il n’y a pas de réponse par défaut : rien ne distingue ces trois cas sur la ligne de la banque. |
Kledg retient votre réponse sur le véhicule, le loyer et le taux de TVA d’une vente pour la fois suivante avec le même fournisseur ou client. Les questions sur un achat durable et sur l’argent d’un associé sont posées à chaque fois.
Immobilisations
Quand vous répondez « Oui » à « Allez-vous l’utiliser plus d’un an ? », Kledg crée l’immobilisation en même temps que l’écriture :
- nom : la catégorie et le fournisseur, par exemple « Matériel informatique (Apple Store Opera) » ;
- valeur : le prix hors TVA récupérable (la TVA que vous ne récupérez pas fait partie du coût) ;
- date : la date du paiement, qui est aussi le début de l’amortissement ;
- amortissement linéaire sur la durée habituelle de la catégorie :
| Catégorie | Durée |
|---|---|
| Matériel informatique | 3 ans |
| Mobilier de bureau | 10 ans |
| Outils et machines | 5 ans |
Ces durées suivent les usages admis par l’administration (BOI-BIC-AMT-10-40-30). Votre comptable peut changer la durée dans Immobilisations avant la première dotation, par exemple pour une machine amortie sur 7 à 10 ans. Voir aussi Les amortissements.
L’immobilisation suit son écriture :
- annuler le rapprochement ou supprimer le brouillon supprime aussi l’immobilisation, sauf si une dotation a déjà été comptabilisée : l’annulation est alors refusée, avec la raison ;
- si votre comptable requalifie l’achat en dépense en corrigeant le brouillon, l’immobilisation est supprimée ;
- s’il change le montant, ce montant devient la valeur de l’immobilisation et son plan d’amortissement est recalculé ;
- une immobilisation supprimée à la main dans Immobilisations laisse l’écriture telle quelle.
Recettes à vérifier
Ouvrez Recettes dans le menu du mode simple. La page liste l’argent reçu sur vos comptes et pas encore rapproché, avec la même présentation que les dépenses : OK, Modifier, question en un clic, note pour votre comptable, Tout confirmer pour les seules lignes sûres. Un lien mène à vos factures de vente.
Le paiement d’une facture de vente
Pour chaque encaissement, Kledg cherche d’abord la facture de vente qu’il paie, parmi vos factures comptabilisées et pas encore réglées. Il la reconnaît à son numéro dans le libellé, au SIREN du client, ou au nom du client dans le libellé.
| Situation | Proposition |
|---|---|
| Montant exact du reste à payer et facture reconnue | sûre, par exemple « Règle la facture n° F-2026-012 de Studio Nord » |
| Plusieurs factures reconnues du même montant | probable : la plus ancienne échéance |
| Paiement partiel qui cite le numéro de la facture | probable |
| Montant exact sans nom, une seule facture ouverte de ce montant (remise de chèque) | probable |
| Paiement partiel d’un client qui n’a qu’une facture ouverte | probable |
| Même montant sur des factures de clients différents | aucune |
La facture passe avant toute autre proposition : une vente déjà facturée n’est jamais comptée deux fois. Kledg ne propose pas deux fois la même facture et l’encaissement ne dépasse jamais ce qui reste à payer.
Confirmer enregistre le règlement de la facture : l’argent arrive en banque et la créance du client (compte 411) est soldée. Une facture entièrement payée est lettrée avec ses règlements ; un paiement partiel la laisse ouverte. Pour une prestation de services, la TVA devient due à l’encaissement (CGI, art. 269). Voir Les factures et les tiers.
Si votre comptable doit valider vos saisies, le règlement est enregistré sur la facture quand il valide l’écriture. S’il ne peut pas l’être à ce moment-là (facture payée entre-temps, exercice clôturé), la validation reste acquise et le règlement s’enregistre depuis la page de la facture. Annuler le rapprochement d’un brouillon rouvre la facture. Tant qu’un paiement confirmé dans les recettes la nomme, la facture ne peut être ni décomptabilisée ni supprimée.
Les autres recettes
| Catégorie | Compte | TVA |
|---|---|---|
| Ventes de prestations, de marchandises, de produits fabriqués | 706, 707, 701 | collectée au taux de la facture (voir la question) |
| Paiement d’une facture enregistrée ailleurs | 411 | aucune |
| Subvention d’exploitation (région, État, Bpifrance, CAF, ASP, France Travail) | 741 | hors champ de la TVA |
| Intérêts reçus | 768 | exonérés |
| Indemnités et remboursements reçus (assurance) | 758 | aucune |
| Argent versé par un associé ou le dirigeant | 455, 1013 ou 706 selon la réponse | sur une vente seulement |
| Apport en capital | 1013 | aucune |
| Emprunt reçu (banque, Bpifrance) | 164 | aucune |
| Remboursement de TVA | 44567 | aucune |
| Dépôt de garantie rendu | 275 | aucune |
| Dépôt d’espèces | 53 | aucune |
Kledg reconnaît aussi plusieurs payeurs : les impôts (remboursement de TVA ou d’impôt sur les sociétés), Bpifrance (subvention ou emprunt selon le libellé), la CAF, l’Agence de services et de paiement, France Travail, l’Agefiph, un conseil régional, les assureurs. Un associé reconnu par son nom pose la question de l’argent d’un associé ; un client connu propose une vente.
Le remboursement de TVA solde votre crédit de TVA reporté. Si ce crédit n’existe pas encore dans votre plan (il est créé quand une déclaration de TVA se solde en crédit), la confirmation est refusée.
Les remboursements de dépenses
Un fournisseur vous rembourse ? Choisissez la catégorie Remboursement de la dépense concernée (groupe « Remboursements de dépenses »). Depuis le plan comptable 2025, un remboursement n’est plus une recette : il diminue la dépense remboursée, avec la TVA qui avait été récupérée. Kledg le propose quand l’argent vient d’un fournisseur que vous payez habituellement, ou quand le libellé contient REMBOURSEMENT, AVOIR ou REFUND. Il n’existe pas de remboursement pour le matériel, le mobilier, les outils (qui peuvent être des immobilisations) ni pour les cadeaux.
La validation par votre comptable
Dans les paramètres de la société, le réglage Faire valider les saisies du mode simple par l’expert-comptable décide de ce que devient une écriture confirmée :
- activé : l’écriture reste en brouillon à valider. Rien n’est définitif tant que votre comptable ne l’a pas validée (PCG, art. 1031-3) ;
- désactivé : l’écriture est validée aussitôt si votre rôle vous permet de valider les écritures, sinon elle reste en brouillon.
Tant que personne n’a choisi, le réglage est activé dès qu’un membre a le rôle Comptable.
De son côté, votre comptable travaille en mode expert, dans Saisie, Saisies du mode simple. Il y voit les brouillons à valider en premier, avec la catégorie, votre réponse à la question, votre note, l’immobilisation créée, l’absence de justificatif et les lignes de l’écriture. Il les valide une par une ou ensemble, ou les corrige. Un récapitulatif du mois donne le nombre d’écritures classées, validées et à valider.
Avec un assistant IA
Un assistant connecté à Kledg (Connecter Claude ou ChatGPT) peut lister vos dépenses et recettes à vérifier avec leur proposition, et confirmer une catégorie ou une facture pour vous. Ce qu’il confirme reste toujours en brouillon, quel que soit le réglage de validation, et il ne crée jamais de règle d’affectation.