Approuver les comptes et les déposer au greffe
Convocation, rapport de gestion, procès-verbal, décision de l’associé unique, dépôt au greffe : Kledg prépare l’approbation des comptes selon votre forme.
Après la clôture, les associés approuvent les comptes de l’exercice et décident de l’affectation du résultat, puis la société dépose ses comptes au greffe. Kledg prépare les documents de cette étape selon la forme juridique de votre société, à partir de vos écritures, des informations de la société et de ses associés, et de ce que vous renseignez.
Kledg n’invente rien : une information que la loi exige et qu’il ne connaît pas (ville du greffe, date et lieu de l’assemblée, présence et votes, dividendes des trois exercices précédents...) vous est demandée, et chaque document liste ce qui lui manque. Un document ne se génère que lorsque rien ne lui manque. Ces documents ont une portée juridique : faites-les relire par votre expert-comptable ou votre conseil.
Ce que vous allez faire
- Vérifier que l’exercice est clôturé.
- Renseigner l’approbation : dates, taille de la société, mode de décision, votes, affectation proposée.
- Télécharger les documents, les faire signer.
- Déposer les comptes au greffe et affecter le résultat dans Kledg.
Prérequis
- L’exercice est clôturé (voir Clôturer l’exercice et affecter le résultat). La page signale un exercice non clôturé, des brouillons restants, ou un résultat de l’exercice précédent pas encore affecté.
- Les associés et leurs titres sont à jour dans les informations de la société.
- Le rôle Administrateur ou Comptable pour enregistrer. Tous les rôles peuvent consulter.
Étape 1 : ouvrir la page
Ouvrez Saisie, puis Approbation des comptes, et choisissez l’exercice. Le résultat affiché est celui des écritures validées de l’exercice ; les réserves, le capital et le report à nouveau sont ceux d’avant l’affectation.
Qui décide, et dans quel délai
Les règles dépendent de la forme juridique :
| Forme | Qui décide | Délai d’approbation | Majorité | Dépôt au greffe |
|---|---|---|---|---|
| SARL, SELARL | Assemblée générale ordinaire, ou consultation écrite si les statuts la prévoient (Code de commerce, art. L223-26, L223-27) | six mois après la clôture, prolongeable par le président du tribunal de commerce | plus de la moitié des parts ; sur deuxième consultation, majorité des votes émis, sauf clause des statuts (L223-29) | oui (L232-22) |
| EURL | L’associé unique, seul (L223-31) | six mois | décision de l’associé unique | oui (L232-22) |
| SAS, SELAS | La collectivité des associés, selon les statuts (L227-9) | aucun délai légal ; celui des statuts, six mois le plus souvent | celle des statuts | oui (L232-23) |
| SASU | L’associé unique (L227-9) | six mois | décision de l’associé unique | oui (L232-23) |
| SA à conseil d’administration | Assemblée générale ordinaire des actionnaires (L225-100) | six mois, prolongeable en justice | quorum du cinquième des actions sur première convocation, aucun sur deuxième ; majorité des voix exprimées (L225-98) | oui (L232-23) |
| SCI | Les associés, selon les statuts, à l’unanimité à défaut (Code civil, art. 1852, 1853) | au moins une fois par an (C. civ. art. 1856) | celle des statuts, unanimité à défaut | non : une société civile ne dépose pas ses comptes |
Bon à savoir :
- Une SARL ou une SAS dont un seul associé est enregistré suit les règles de l’associé unique (EURL, SASU) : la page le signale.
- Dans une SARL, les associés qui participent à distance ne comptent pas pour l’approbation des comptes (L223-27) : la page le rappelle.
- Dépôt valant approbation : dans une EURL dont l’associé unique est le seul gérant, et dans une SASU dont l’associé unique, personne physique, est le président, le dépôt au greffe des comptes signés dans les six mois vaut approbation (L223-31, L227-9). La décision d’affectation du résultat reste à déposer : Kledg prépare la décision de l’associé unique dans tous les cas.
- Les SNC, SCS, SCA, SA à directoire et entrepreneurs individuels ne sont pas pris en charge : la page le dit.
Étape 2 : la taille de la société
La catégorie de la société décide si vous devez établir un rapport de gestion et quelles options de confidentialité vous avez au dépôt. Seuils du décret n° 2024-152 (Code de commerce, art. D123-200 et D230-1), pour les exercices ouverts depuis le 1er janvier 2024 :
| Catégorie | Total du bilan | Chiffre d’affaires net | Effectif moyen |
|---|---|---|---|
| Micro-entreprise | 450 000 € | 900 000 € | 10 |
| Petite entreprise | 7 500 000 € | 15 000 000 € | 50 |
| Moyenne entreprise | 25 000 000 € | 50 000 000 € | 250 |
Une société relève d’une catégorie quand elle ne dépasse pas deux des trois seuils ; un changement de catégorie ne compte qu’après deux exercices consécutifs (L123-16, L123-16-1). Kledg lit le total du bilan et le chiffre d’affaires de l’exercice et du précédent, vous demande l’effectif, propose une catégorie et vous laisse la confirmer.
- Rapport de gestion : les micro et petites sociétés commerciales en sont dispensées (L232-1, IV), sauf certaines entités (établissements de crédit, assurances, sociétés cotées, organismes faisant appel à la générosité publique) et les sociétés dont l’activité consiste à gérer des titres de participations (case « holding » des informations de la société). Une SCI établit toujours un rapport écrit de la gérance.
- Confidentialité au dépôt (L232-25) : une micro-entreprise peut demander que ses comptes annuels ne soient pas rendus publics ; une petite entreprise, que son compte de résultat ne le soit pas ; une moyenne entreprise, que son bilan et son annexe soient publiés sous une forme simplifiée. Des exceptions s’appliquent (entités réglementées, sociétés de gestion de titres, sociétés d’un groupe). Les comptes restent communiqués aux autorités judiciaires et administratives et à la Banque de France.
Étape 3 : le mode de décision et les votes
Renseignez la date (et pour une assemblée, l’heure et le lieu), les associés présents ou représentés, et les dirigeants, choisis parmi les personnes et associés de la société.
Pour chaque résolution, cochez « à l’unanimité des présents et représentés » ou saisissez les voix pour, contre et les abstentions (une voix par part ou par action). Kledg applique la règle de votre forme juridique et écrit « adoptée » ou « rejetée » avec le détail. Pour une SAS, indiquez la règle de vos statuts (majorité, voix comptées, quorum, article). Une SCI applique l’unanimité quand les statuts ne disent rien.
Les résolutions
- Approbation des comptes de l’exercice, avec le résultat. Pour une société à l’impôt sur les sociétés, l’approbation des dépenses non déductibles de l’article 39, 4 du CGI (CGI art. 223 quater), ou le constat qu’il n’y en a pas, quand le montant est renseigné.
- Conventions réglementées : SARL (L223-19), SAS (L227-10), SA (L225-38 à L225-40). Dans une SARL et une SA, les associés intéressés ne votent pas. Pour un associé unique, seulement quand des conventions ont été conclues.
- Affectation du résultat : réserve légale d’un vingtième du bénéfice jusqu’au dixième du capital (L232-10), dividendes dans la limite du bénéfice distribuable (L232-11), autres réserves, apurement des pertes antérieures, report à nouveau. Une perte va au report à nouveau. Les dividendes se mettent en paiement dans les neuf mois de la clôture (L232-13). Pour une société à l’impôt sur les sociétés, la résolution rappelle les dividendes des trois exercices précédents (CGI art. 243 bis).
- Pouvoirs pour les formalités.
Les dividendes de l’affectation proposée peuvent venir d’un scénario du simulateur : voir Rémunération ou dividendes : la simulation.
Kledg ne propose pas de résolution de quitus aux dirigeants : aucune décision des associés ne peut éteindre une action en responsabilité contre eux (L223-22 pour la SARL, L225-253 pour la SA), elle n’aurait donc pas l’effet que son nom suggère.
Si l’approbation est rejetée, la délibération de refus se dépose au greffe dans le même délai (L232-22, L232-23).
Étape 4 : télécharger les documents
| Document | Quand | Contenu |
|---|---|---|
| Convocation, ou lettre de consultation écrite | Assemblée ou consultation écrite, jamais pour un associé unique | Date, heure, lieu, ordre du jour, pièces jointes, projets de résolutions. La page indique la date limite d’envoi (quinze jours avant pour une SARL, une SA ou une SCI ; selon les statuts pour une SAS) et signale une convocation tardive. |
| Rapport de gestion | Obligatoire sauf dispense, ou à votre demande | Activité et situation, chiffre d’affaires et résultat, événements importants depuis la clôture, évolution prévisible, proposition d’affectation, dividendes des trois exercices précédents, dépenses non déductibles. Pour une SCI : rapport écrit de la gérance. |
| Procès-verbal, ou décision de l’associé unique | Toujours | Date, lieu, associés présents ou représentés avec leurs titres, règle de quorum et de majorité, ordre du jour, documents présentés, texte de chaque résolution et résultat du vote. |
| Feuille de présence | Assemblée (obligatoire dans une SA, utile ailleurs) | Associés, titres, présence ou représentation, colonne de signature. |
| Déclaration de confidentialité | Si vous choisissez l’option au dépôt | Catégorie de la société et demande de non-publication. |
| Annexe des comptes annuels, ou informations à la suite du bilan | Toujours ; facultative pour une micro-entreprise | Notes selon la taille de la société, avec leur propre liste d’informations manquantes : voir L’annexe et les tableaux 2054, 2055, 2033-C. |
| Liste du dépôt au greffe | Sociétés commerciales | Pièces, délai, canal, sanction. |
Chaque document se télécharge en PDF, à signer, ou en Markdown, un texte modifiable dans n’importe quel éditeur ou à coller dans un traitement de texte. Le procès-verbal ou la décision de l’associé unique se recopie ensuite au registre des décisions de la société.
Étape 5 : déposer les comptes au greffe
Une société commerciale dépose ses comptes dans le mois qui suit l’approbation, ou dans les deux mois en cas de dépôt par voie électronique (L232-22 pour la SARL et l’EURL, L232-23 pour la SA, la SAS et la SASU) :
- les comptes annuels : bilan, compte de résultat, annexe (une micro-entreprise peut ne pas établir d’annexe) ;
- la proposition d’affectation du résultat et la résolution ou la décision votée ;
- le rapport du commissaire aux comptes s’il y en a un ;
- la déclaration de confidentialité si vous avez choisi l’option ;
- en cas de refus d’approbation, une copie de la délibération.
Le rapport de gestion n’est pas déposé (sauf pour les sociétés cotées) : il est tenu à la disposition de qui le demande. Le dépôt se fait sur le Guichet unique des formalités des entreprises et des frais de greffe s’appliquent. Un défaut de dépôt est puni d’une amende (contravention de la cinquième classe, R247-3) et peut donner lieu à une injonction sous astreinte (L123-5-1).
Les dates limites d’approbation et de dépôt apparaissent dans le calendrier des Échéances. Quand vous enregistrez la date d’approbation, le délai de dépôt se compte à partir de cette date.
Une fois la décision prise, enregistrez l’affectation du résultat dans Kledg : voir l’étape 3 de Clôturer l’exercice.
Ce que Kledg ne fait pas
- Le tableau des délais de paiement du rapport de gestion d’une société dont les comptes sont certifiés, le rapport sur le gouvernement d’entreprise d’une SA, les comptes consolidés.
- Les assemblées extraordinaires.
- La signature électronique et le dépôt lui-même sur le guichet unique.
- La mention de l’éligibilité des dividendes antérieurs à l’abattement de 40 % (CGI art. 243 bis) : complétez-la dans le texte Markdown si nécessaire.