Les factures et les tiers

Kledg tient le registre de vos factures reçues et émises et les comptabilise. Il ne produit pas lui-même le document de la facture et ne l’envoie pas : si votre société est connectée à Qonto, Kledg crée vos factures de vente dans Qonto, qui leur donne leur numéro et leur PDF (voir Faire ses factures clients avec Qonto) ; sinon, Kledg numérote vos factures de vente et vous reportez ce numéro sur le document de votre outil de facturation.

Vos clients et fournisseurs

Créez-les dans Factures, Tiers. Un tiers est un client ou un fournisseur propre à la société, avec son nom, son SIREN et son SIRET, son numéro de TVA intracommunautaire, son e-mail, son adresse et vos notes. Kledg vérifie le SIREN, le SIRET et le numéro de TVA.

Le compte auxiliaire

Chaque tiers reçoit un compte auxiliaire qui relie ses factures, son lettrage et sa balance âgée. Si vous n’en saisissez pas, Kledg numérote C00001, C00002... pour les clients et F00001... pour les fournisseurs. Ce numéro figure dans votre FEC.

Dès qu’un tiers porte des factures, son compte auxiliaire ne change plus (vos écritures passées ne sont jamais réécrites) et le tiers ne peut plus être supprimé.

Les valeurs par défaut

Sur la fiche du tiers, vous pouvez préparer la saisie de ses factures :

• le compte collectif : 411 pour un client, 401 pour un fournisseur, ou un autre compte de la même famille, comme 404 pour un fournisseur d’immobilisations ;
• le compte de charge (classe 6, ou 2 pour une immobilisation) ou de produit (classe 7) proposé sur les lignes ;
• le taux de TVA proposé ;
• son propre délai de paiement, sinon celui de la société s’applique : au plus 60 jours, ou 45 jours fin de mois (Code de commerce, art. L441-10). La balance âgée l’applique à ses factures.

Créer les tiers depuis vos écritures

Vous tenez déjà des comptes auxiliaires dans vos écritures, par exemple après la reprise d’un FEC ? Créer depuis les écritures crée un tiers pour chaque compte auxiliaire des comptes 40 et 41, nommé d’après le libellé des lignes. Aucune écriture n’est modifiée. Un numéro déjà relié à un tiers est laissé tel quel, et un numéro présent à la fois sur des comptes clients et fournisseurs vous est signalé plutôt que deviné. Relancer l’opération ne crée rien de plus.

Les flux de l’exercice

En haut de la page Tiers, la carte Clients et fournisseurs de l’exercice dessine vos flux d’un exercice (l’exercice en cours par défaut) : à gauche vos clients, à droite vos fournisseurs, l’épaisseur suivant le montant.

• Les montants sont TTC et viennent des écritures validées de l’exercice : vos ventes pour un client, vos achats de charges ou d’immobilisations pour un fournisseur. Les règlements, les brouillons et les à-nouveaux ne comptent pas ; un avoir vient en déduction.
• Les 8 clients et les 8 fournisseurs les plus importants sont dessinés, les autres sont réunis en « Autres clients » ou « Autres fournisseurs ». Les lignes sans compte auxiliaire forment un groupe « Sans compte auxiliaire ».
• L’infobulle donne le montant et la part de chacun ; Lire les flux en texte donne tous les montants en deux tableaux.

Enregistrer une facture

1. Ouvrez Factures d’achat ou Factures de vente, puis Nouvelle facture.
2. Pour une vente, choisissez l’Émission : Créer la facture dans Qonto (proposé quand votre compte Qonto est connecté), Numéroter dans Kledg (ou Saisir le numéro si la société numérote ailleurs), ou Enregistrer une facture déjà émise (voir La numérotation des factures de vente).
3. Choisissez le tiers (un client pour une vente, un fournisseur pour un achat), puis saisissez la date, le type (Facture ou Avoir) et un libellé. Pour un achat, saisissez le numéro tel qu’il figure sur la facture du fournisseur.
4. Saisissez chaque ligne : désignation, quantité, prix unitaire hors taxe, taux de TVA, compte, nature (bien ou prestation) et, pour un achat, s’il s’agit d’une immobilisation. Une facture porte autant de taux que nécessaire.
5. L’échéance suit le délai de paiement du tiers, ou celui de la société. Une échéance saisie à la main ne peut pas dépasser le plafond légal : 60 jours après la facture, ou 45 jours fin de mois, la plus tardive des deux.
6. Kledg calcule la TVA par taux et les totaux (CGI, annexe II, art. 242 nonies A).

Numéros et taux

• Le numéro d’une facture de vente est unique dans la société : vos ventes suivent une numérotation chronologique et continue, donnée par Kledg, par Qonto ou saisie (voir plus bas). Le numéro d’une facture d’achat est unique pour chaque fournisseur.
• Seuls les taux de TVA français sont acceptés : 20, 13, 10, 8,5, 5,5, 2,1, 1,75, 1,05, 0,9 et 0 %. Une société en franchise en base (CGI, art. 293 B) ne facture pas de TVA.

Comment Kledg arrondit

Chaque ligne est arrondie au centime (la demie au centime supérieur). La TVA se calcule ensuite une fois par taux, sur le total hors taxe des lignes de ce taux, jamais ligne par ligne : c’est le détail par taux que la loi demande sur la facture, et la règle de la norme européenne de facture électronique (EN 16931). Exemple : trois lignes de 0,10 € à 5,5 % donnent 0,02 € de TVA (0,30 € x 5,5 % = 0,0165 €), et non 0,03 €. Le total TTC est la somme des bases et des TVA.

Le statut d’une facture

La numérotation des factures de vente

Chaque facture porte « un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue » (CGI, annexe II, art. 242 nonies A, I, 7°). Vous pouvez tenir des séries distinctes quand votre activité le justifie, chacune chronologique et continue, avec de préférence un préfixe propre, et deux factures d’une même année ne portent jamais le même numéro (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-10, § 70 à 100). Un avoir est une facture : il a son propre numéro.

Régler la numérotation

Dans Informations, la carte Numérotation des factures :

Une remise à 1 demande l’année dans le format, sinon deux factures porteraient le même numéro. L’aperçu montre le format et le prochain numéro.

Une société qui existait avant la numérotation automatique reste en numérotation saisie : Informations et la page Factures de vente vous invitent à la configurer. Vos factures existantes gardent leur numéro, et la série reprend après le plus grand numéro de même format.

Quand le numéro est donné

• Une facture numérotée par Kledg est enregistrée sans numéro (« Numéro attribué à l’émission », avec le prochain numéro prévu à titre indicatif). Elle reçoit le numéro suivant de sa série quand vous la comptabilisez : c’est ce numéro que vous portez sur la facture envoyée au client. Supprimer un brouillon ne laisse donc aucun trou, et une comptabilisation refusée ne consomme aucun numéro.
• Une facture datée d’avant une facture déjà numérotée de la même période est refusée : Kledg vous indique la date au plus tôt.
• Une facture numérotée garde son numéro : elle ne se supprime plus, et un avoir l’annule.

Les autres origines du numéro

Facturer avec Qonto

Si votre société est connectée à Qonto, une nouvelle facture de vente est créée d’abord dans Qonto (réglage Créer les factures de vente dans Qonto, activé par défaut quand la connexion le permet). Qonto lui donne son numéro, dans sa propre série, et son PDF ; Kledg la garde, l’affiche « Créée dans Qonto » et la comptabilise comme toute facture, avec le numéro de Qonto. La numérotation de Kledg s’applique aux sociétés sans Qonto, ou quand le réglage est désactivé.

• Facture finalisée ou brouillon : par défaut, Facture finalisée dans Qonto, numérotée tout de suite. Brouillon dans Qonto la laisse en brouillon chez Qonto ; dans Kledg, elle reste un brouillon sans numéro, qui ne se comptabilise pas. Finalisez-la dans Qonto : Importer de Qonto lui donne alors son numéro et ses montants, en gardant les comptes choisis dans Kledg.
• Une fois créée, Qonto fait foi : la facture ne se modifie plus et ne se supprime plus dans Kledg ; un avoir l’annule.
• Les avoirs et les factures déjà émises ne sont jamais envoyés à Qonto : ils sont numérotés dans Kledg ou gardent leur numéro.
• Jamais deux fois : si Qonto ne répond pas, la facture reste « en attente de Qonto » et ne se comptabilise pas. Reprendre la création dans Qonto vérifie d’abord chez Qonto si la facture existe déjà avant de l’envoyer à nouveau.
• Si Qonto refuse la création de factures avec votre connexion, Kledg l’indique dans le réglage et le formulaire, et numérote les factures lui-même.

Comptabiliser

Cliquez sur Comptabiliser : l’écriture est créée en brouillon, à la date de la facture, au journal des achats (AC) ou des ventes (VE). Vous la relisez puis la validez comme toute écriture.

À savoir :

• L’exercice est celui qui contient la date de la facture, et lui seul. Si aucun exercice ne la contient, ou s’il est clôturé, Kledg refuse : il ne se rabat jamais sur un autre exercice.
• Les comptes doivent exister dans votre plan de comptes. S’il en manque un, Kledg vous dit lequel créer.
• Un avoir reprend les mêmes lignes, en sens inverse.
• En franchise en base, la TVA d’un achat n’est pas déductible : elle s’ajoute à la charge de chaque ligne.
• Une facture se comptabilise une fois. Supprimer son écriture en brouillon depuis Écritures, ou depuis la facture tant qu’aucun règlement n’est enregistré, ramène la facture en brouillon. Une écriture validée se corrige par contre-passation (PCG, art. 1031-3).
• Un taux étranger (facture d’un fournisseur européen) est refusé : saisissez la TVA étrangère ou l’autoliquidation à la main (voir La TVA expliquée).
• En mode simple, une facture dont le règlement a été confirmé dans les recettes à vérifier ne peut être ni décomptabilisée ni supprimée tant que ce rapprochement n’est pas annulé.

Les règlements

Un règlement vient de la banque : une fois l’opération rapprochée et son écriture validée, ouvrez la facture et enregistrez le règlement dans le bloc Règlements. Kledg vous propose les lignes qui conviennent (même compte 401 ou 411, même tiers ou sans tiers précis, pas encore lettrées ni utilisées), les montants exacts en premier.

• Une ligne règle une seule facture, sans dépasser le reste à payer. Un virement qui règle plusieurs factures se lettre à la main dans Saisie, Lettrage, avec toutes ses factures.
• Réglée en plusieurs fois, la facture reste payée partiellement : son reste dû se déduit des règlements enregistrés. Kledg ne fait pas de lettrage partiel.
• Dès que les règlements couvrent la facture, Kledg la lettre avec eux. Si ce n’est pas encore possible (écriture de la facture en brouillon, règlement sur l’exercice suivant), la facture est payée, Kledg vous dit pourquoi, et Lettrer avec ses règlements relance le lettrage plus tard. Un règlement sur l’exercice suivant se lettre avec les à-nouveaux dans Lettrage.
• Une facture lettrée à la main dans Lettrage est payée. Pour retirer un règlement d’une facture lettrée, délettrez-la d’abord.

La TVA sur les prestations

Pour les prestations de services, la TVA n’est due qu’à l’encaissement du prix, sauf option pour les débits (CGI, art. 269) ; les livraisons de biens sont taxées à la livraison. Si vous optez pour les débits, l’option doit figurer sur vos factures.

• L’option se règle dans Informations, avec les régimes de TVA ; la page Factures de vente en montre le résumé, avec un lien vers le réglage. Par défaut, Kledg applique la TVA sur les encaissements.
• Sans option, la TVA des lignes « prestation » de vos ventes va au compte 44574 « TVA collectée en attente d’encaissement ». Créez-le dans votre plan de comptes : Kledg vous le demande s’il manque.
• À chaque règlement enregistré sur la facture, Kledg crée une écriture en brouillon au journal des opérations diverses (OD), à la date du règlement : 44574 au débit, 44571 au crédit, pour la TVA de ce règlement. Le dernier règlement prend le reste au centime. Retirer le règlement supprime ce brouillon.
• Un règlement lettré à la main dans Lettrage, sans passer par la facture, ne déplace pas la TVA : passez cette écriture vous-même.
• Côté achats, la TVA d’une prestation achetée à un fournisseur soumis aux encaissements n’est déductible qu’une fois payée (CGI, art. 271). Kledg ne connaît pas le régime de vos fournisseurs et passe la TVA au 44566 à la date de la facture : régularisez dans votre déclaration de TVA si besoin. La page de la facture vous le rappelle.

Importer depuis Qonto

Si votre compte Qonto est connecté, Importer de Qonto, sur les pages de factures, reprend vos clients, les factures clients faites directement dans Qonto et vos factures fournisseurs. L’import ne fait que lire chez Qonto ; il complète aussi une facture créée depuis Kledg et restée en attente, ou un brouillon finalisé depuis dans Qonto, au lieu de l’importer une seconde fois.

• Sans doublon : relancer l’import ne crée rien deux fois. Un fournisseur est rapproché d’un tiers de même nom.
• Factures clients : une ligne Kledg par ligne Qonto, avec la TVA du document. Les brouillons et factures annulées sont ignorés ; une facture avec remise sur une ligne, ou dont les montants ne tombent pas juste, est écartée avec la raison.
• Factures fournisseurs : Qonto ne fournit pas leurs lignes, Kledg crée donc une ligne par taux de TVA. Les factures rejetées ou écartées chez Qonto sont ignorées.
• Une facture importée arrive en brouillon avec les montants du document : choisissez le compte de ses lignes (ou définissez-le une fois pour toutes sur le fournisseur), puis comptabilisez-la. Une facture déjà comptabilisée garde ses montants ; seul son statut Qonto est mis à jour.
• Le PDF de la facture s’ouvre depuis Kledg, qui le redemande à Qonto à chaque ouverture : Kledg ne stocke aucun fichier.

La facturation électronique

Kledg n’est pas une plateforme agréée et ne se connecte à aucune : il ne reçoit, n’émet ni ne transmet de facture électronique, et ne fait pas d’e-reporting. Le calendrier de la réforme (impots.gouv.fr) :

Concrètement :

• Choisissez une plateforme agréée (liste publiée par la DGFiP sur impots.gouv.fr) pour recevoir vos factures fournisseurs, et pour émettre vos factures de vente quand cela vous devient obligatoire. Chorus Pro reste le portail des factures adressées au secteur public.
• Kledg enregistre ensuite ces factures en comptabilité, par saisie ou import Qonto. Kledg n’importe pas encore de fichier Factur-X, UBL ou CII.
• Les nouvelles mentions de la réforme (SIREN du client, adresse de livraison si elle diffère, catégorie de l’opération, option pour les débits) sont portées par le document émis par votre outil de facturation ou votre plateforme. Kledg garde celles dont la comptabilité a besoin.

Les limites

• Kledg ne produit pas lui-même le document de la facture et ne l’envoie pas (Qonto le fait pour une facture créée dans Qonto), et ne gère ni acompte, ni retenue de garantie, ni facture en devise. Les mentions obligatoires d’une facture (CGI, annexe II, art. 242 nonies A, et Code de commerce, art. L441-9) relèvent de votre outil de facturation.
• Un avoir n’enregistre pas la référence de la facture qu’il rectifie, que le document de l’avoir doit pourtant porter : indiquez-la dans le libellé.
• Les factures de frais de gestion (voir Les frais de gestion) sont numérotées par Kledg dans la série de la convention. Supprimer un brouillon qui n’est pas le dernier de la série laisse un trou dans la numérotation : annulez plutôt une facture émise par un avoir.
• Une facture d’achat importée de Qonto n’a qu’une ligne par taux.