Classer ses justificatifs en photo

Disponible à partir de Kledg 0.4.0. Ce guide décrit la prochaine version, pas encore publiée. Votre version installée est indiquée dans Paramètres, Mises à jour (voir Mettre à jour son instance).

Un ticket de restaurant, une facture de matériel, un reçu de parking : prenez-le en photo, et Kledg le range au bon endroit. S’il correspond à une dépense de votre banque, il est joint à cette transaction. S’il a été payé personnellement, Kledg prépare la ligne de votre note de frais. Vous le faites depuis votre assistant (Claude ou ChatGPT) ou directement dans Kledg.

Ce que vous allez faire

Prendre la photo du justificatif, ou choisir le fichier.
Vérifier le montant, la date et le commerçant.
Rattacher le justificatif à sa transaction, ou l’ajouter à votre note de frais.

Prérequis

Pour passer par un assistant : Claude ou ChatGPT connecté à Kledg (voir Connecter Claude ou ChatGPT).
N’importe quel rôle pour déposer un justificatif et préparer une note de frais. Rattacher un justificatif à une transaction bancaire demande le rôle Administrateur ou Comptable.
Un fichier JPEG, PNG ou PDF de 5 Mo au plus. Une photo trop lourde, ou prise au format HEIC d’un iPhone, est réduite et convertie automatiquement quand votre navigateur sait la lire.

Avec Claude ou ChatGPT

Dites à votre assistant « Ajoute ce justificatif dans Kledg » et prenez la photo du ticket ou de la facture :
- dans la vue de dépôt qui s’ouvre dans la conversation, avec le bouton Prendre une photo ou Choisir un fichier ;
- ou, dans ChatGPT, en joignant la photo à votre message.
L’assistant lit le montant, la date et le commerçant. Vérifiez-les : c’est sur eux que Kledg cherche la dépense.
Kledg cherche la dépense correspondante dans votre banque, et l’un de ces trois cas se présente.

Une seule transaction correspond

Cliquez sur Rattacher.

Avec Qonto, le justificatif est envoyé sur la transaction chez Qonto, puis revient dans Kledg à la synchronisation. Kledg ne peut pas le retirer de Qonto ensuite.
Avec une autre banque, Kledg conserve le justificatif et compte la pièce comme fournie sur la page Justificatifs.

Selon le niveau d’accès de l’assistant, vous approuvez ce rattachement dans Kledg : avec l’accès brouillons, il attend toujours votre approbation ; avec le contrôle total, il suit le mode d’exécution que vous avez choisi pour l’assistant.

Plusieurs transactions sont possibles

L’assistant affiche les transactions proches, avec la raison de chacune (montant, date, commerçant). Choisissez la bonne, puis Rattacher.

Aucune ne correspond

L’assistant vous demande « Est-ce une note de frais ? ». Si oui, Kledg ajoute la dépense à votre note de frais du mois, en brouillon, avec le justificatif joint : la date, le commerçant, le montant TTC et la TVA lue sont remplis, et la catégorie vient de vos règles quand l’une d’elles reconnaît le commerçant. Vérifiez-la puis soumettez-la dans Kledg : l’assistant ne soumet ni ne valide jamais une note de frais. Voir Les notes de frais.

Un ticket payé avec une carte personnelle ou en espèces n’est jamais rattaché à la banque de la société : il va directement à la question de la note de frais.

Sans assistant, dans Kledg

Ouvrez la page Justificatifs (menu Banque).
Dans Déposer des justificatifs, glissez vos photos ou vos PDF, choisissez-les, ou prenez la photo avec l’appareil photo du téléphone. Vous pouvez en déposer plusieurs à la fois.
Pour chaque fichier, indiquez le montant TTC et la date (Kledg les préremplit quand le nom du fichier les contient), et le commerçant si vous le connaissez.
Kledg cherche la transaction. Cliquez sur Rattacher, choisissez parmi les transactions proposées, ou cliquez sur Créer une note de frais si aucune ne correspond.

Comment Kledg trouve la transaction

Le montant TTC doit être égal au centime près. Pour un ticket dans une autre devise, Kledg compare au montant d’origine que donne la banque quand elle le fournit ; pour une note de frais, il vous demande le montant débité en euros.
La date de la transaction se situe entre 3 jours avant et 10 jours après celle du ticket : un paiement par carte est souvent débité quelques jours plus tard.
Le commerçant est comparé au libellé de l’opération et au fournisseur que Kledg y reconnaît.
Une transaction qui a déjà son justificatif, un encaissement ou une opération refusée par la banque ne sont jamais proposés.

Les limites

Formats acceptés : JPEG, PNG et PDF, 5 Mo au plus. Les photos trop lourdes sont réduites.
Un justificatif non classé (ni rattaché ni mis en note de frais) est supprimé au bout de 30 jours. Un justificatif rattaché ou joint à une note de frais est conservé comme toute pièce comptable.
Déposer deux fois le même fichier ne le classe pas deux fois : Kledg vous dit où il est déjà.
Kledg n’appelle aucune intelligence artificielle : c’est votre assistant qui lit la photo, et vous qui vérifiez ce qu’il a lu.