Les journaux et les écritures types
À quoi servent les journaux AC, VE, BQ, OD et AN, et comment s’enregistrent les opérations courantes d’une petite société, pièce à l’appui.
Une écriture comptable n’est jamais rangée n’importe où : elle appartient à un journal. Un journal est un registre qui regroupe les opérations de même nature, dans l’ordre où elles arrivent. Cette page présente les cinq journaux créés par Kledg et les écritures que vous rencontrerez chaque mois.
Les cinq journaux
| Code | Journal | Ce qu’on y enregistre |
|---|---|---|
| AC | Achats | Les factures reçues de vos fournisseurs |
| VE | Ventes | Les factures émises à vos clients |
| BQ | Banque | Tout ce qui passe sur votre compte bancaire |
| OD | Opérations diverses | Les écritures qui ne vont nulle part ailleurs : clôture, corrections, TVA, paie |
| AN | À-nouveaux | La reprise des soldes au premier jour de l’exercice |
Le journal ne change rien au calcul : un débit au 512 reste un débit au 512, quel que soit le journal. Il sert à classer et à retrouver. Quand vous cherchez une facture fournisseur, vous regardez dans AC ; quand vous vérifiez la banque, vous regardez dans BQ.
Une même opération passe souvent par deux journaux : la facture dans AC ou VE, puis son règlement dans BQ. C’est normal, et c’est ce qui permet de savoir à tout moment qui vous doit de l’argent (compte 411) et à qui vous en devez (compte 401).
La pièce justificative
Chaque écriture s’appuie sur un document : facture, relevé bancaire, contrat, quittance de loyer. C’est la pièce justificative. Sans pièce, une écriture ne prouve rien, et l’administration fiscale peut refuser la déduction d’une charge ou de la TVA.
Le Code de commerce (article L123-22) impose de conserver les documents comptables et les pièces justificatives pendant dix ans. Notez le numéro ou la référence de la pièce dans chaque écriture : c’est ce qui permet de passer de la comptabilité au document, et inversement.
Les écritures types d’Atelier Lumen
Atelier Lumen, la SASU de design qui sert d’exemple dans cette documentation, enregistre chaque mois à peu près les mêmes opérations. Voici les plus courantes. Dans chaque tableau, le total des débits est égal au total des crédits (voir La partie double).
Un achat avec TVA
Facture d’un fournisseur pour du petit matériel photo : 250 € HT, 50 € de TVA, 300 € TTC. Journal AC :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6063 | Petit équipement | 250,00 | |
| 4456 | TVA déductible | 50,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 300,00 |
Le paiement du fournisseur
Atelier Lumen règle cette facture par virement. Journal BQ :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 401 | Fournisseurs | 300,00 | |
| 512 | Banque | 300,00 |
Une vente
Facture d’une prestation de design : 2 500 € HT, 500 € de TVA, 3 000 € TTC. Journal VE :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 411 | Clients | 3 000,00 | |
| 706 | Prestations de services | 2 500,00 | |
| 4457 | TVA collectée | 500,00 |
L’encaissement du client
Le client paie la facture par virement. Journal BQ :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 512 | Banque | 3 000,00 | |
| 411 | Clients | 3 000,00 |
Le compte 411 de ce client revient à zéro : la facture est soldée.
Les frais bancaires
La banque prélève 15 € de frais de tenue de compte. Il n’y a pas de facture séparée : le relevé bancaire sert de pièce. Ces frais sont généralement sans TVA récupérable ; vérifiez le détail sur votre relevé. Journal BQ :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 627 | Services bancaires | 15,00 | |
| 512 | Banque | 15,00 |
Le loyer
Atelier Lumen loue un petit bureau : 800 € HT par mois, avec 160 € de TVA. Un loyer de bureau n’est soumis à la TVA que si le bailleur a choisi d’y être assujetti ; sinon, la quittance ne mentionne pas de TVA et l’écriture n’a pas de ligne 4456. Journal AC :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6132 | Locations immobilières | 800,00 | |
| 4456 | TVA déductible | 160,00 | |
| 401 | Fournisseurs | 960,00 |
Le prélèvement du loyer s’enregistre ensuite dans BQ, comme le paiement d’un fournisseur.
Un abonnement logiciel
Atelier Lumen paie par carte un abonnement à un logiciel de création : 49 € HT, 9,80 € de TVA, 58,80 € TTC. Pour un petit abonnement payé au comptant, on enregistre souvent la charge directement dans le journal BQ, la facture téléchargée servant de pièce :
| Compte | Libellé | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 651 | Redevances pour logiciels | 49,00 | |
| 4456 | TVA déductible | 9,80 | |
| 512 | Banque | 58,80 |
Le compte 651 du PCG 2026 couvre les redevances pour solutions informatiques. Certaines sociétés utilisent plutôt le 6135 (locations mobilières) : l’essentiel est de rester constant d’une année à l’autre.
Dans Kledg
Les cinq journaux sont créés avec la société et se consultent dans Journaux. Les écritures se saisissent dans Écritures, ou se créent depuis vos transactions bancaires : les règles d’affectation reconnaissent les opérations récurrentes (loyer, abonnements, frais bancaires) et proposent l’écriture avec la bonne TVA. Une écriture reste en brouillon tant que vous ne l’avez pas validée ; seules les écritures validées entrent dans le bilan et le compte de résultat.
Pour comprendre ce que deviennent les lignes 4456 et 4457 à la fin du mois, voir La TVA expliquée.
Pour aller plus loin : Textes officiels