Les notes de frais

Une note de frais regroupe les dépenses qu’une personne a avancées pour la société : un salarié, le dirigeant ou un associé, ainsi que ses trajets avec un véhicule personnel. Kledg calcule la TVA récupérable et les indemnités kilométriques, comptabilise la note et suit son remboursement.

Les bénéficiaires

Un bénéficiaire est une personne que la société rembourse. Les bénéficiaires se gèrent dans Notes de frais, Bénéficiaires et catégories. Leur qualité donne le compte au crédit duquel leurs notes sont enregistrées :

• Le compte se choisit pour chaque bénéficiaire : un dirigeant assimilé salarié se règle sur 421, un dirigeant associé sur 455. Un sous-compte (4551, 467100...) est accepté, mais seulement des comptes 421, 425, 455 et 467, car ils se lettrent.
• Chaque bénéficiaire reçoit un compte auxiliaire (S00001 pour les salariés, D00001 pour les dirigeants, A00001 pour les associés) : le lettrage et les balances distinguent ainsi chaque personne sur un même compte 421. Il ne change plus dès qu’une de ses notes est comptabilisée.
• Un membre qui dépose sa première note devient bénéficiaire « salarié » à son nom : un administrateur ou le comptable corrige ensuite sa qualité et son compte.
• Un bénéficiaire qui a des notes ne peut pas être supprimé.

Saisir une note

1. Ouvrez Mes notes de frais, puis Nouvelle note. La note reçoit un numéro (NDF-0001, NDF-0002...) et couvre une période : chaque ligne doit être datée dans cette période.
2. Ajoutez une ligne par justificatif : date, fournisseur, libellé, catégorie, montant payé TTC, taux de TVA et montant de TVA du justificatif (calculé depuis le montant si vous le laissez vide), et le type de justificatif : facture au nom de la société, ticket, ou aucun. Un ticket à deux taux de TVA se saisit sur deux lignes.
3. Pour un trajet avec votre véhicule personnel, ajoutez une ligne de trajet : date, trajet et motif, distance en kilomètres entiers, véhicule (voiture, moto, cyclomoteur), puissance fiscale et s’il est électrique. Kledg applique le barème officiel de l’année (voir plus bas).
4. Cliquez sur Soumettre.

Sous chaque ligne, Kledg affiche la règle de TVA appliquée. Seuls les taux de TVA français sont acceptés : une TVA payée à l’étranger ne se déduit pas en France, la dépense se saisit à 0 % pour le montant débité en euros.

Les catégories

Les catégories automatiques

Dans Bénéficiaires et catégories, vous pouvez associer un mot-clé à une catégorie (et à un compte si vous le souhaitez) : « sncf » pour Transport, par exemple. Quand le mot-clé apparaît dans le fournisseur ou le libellé d’une ligne encore en « Autre dépense », sans tenir compte des majuscules ni des accents, Kledg propose la catégorie. Si plusieurs mots-clés correspondent, la priorité la plus forte l’emporte, puis le mot-clé le plus long.

Les justificatifs

Kledg ne stocke aucun fichier. Pour chaque ligne, vous pouvez :

• choisir un justificatif Qonto déjà reçu avec vos opérations bancaires : il s’ouvre depuis la note ;
• ou indiquer en texte libre où est conservé le justificatif (papier, courriel).

Les pièces justificatives se conservent dix ans (Code de commerce, art. L123-22).

La TVA récupérable

Kledg applique ces règles dans l’ordre : la première qui s’applique décide.

1. Pas de TVA sur le justificatif, ou une indemnité kilométrique : rien à récupérer.
2. Franchise en base (CGI, art. 293 B) : aucune TVA récupérée.
3. Le justificatif. La TVA se déduit sur une facture établie au nom de la société (CGI, art. 271). Par tolérance, un ticket détaillé, qui indique le taux et le montant de la TVA, suffit jusqu’à 150 € HT, si la société y ajoute son nom et son adresse (BOI-TVA-DECLA-30-20-20-20). Sans justificatif, ou avec un ticket au-delà de 150 € HT : rien.
4. Les exclusions (CGI, annexe II, art. 206) : pas de TVA récupérable sur l’hébergement du personnel ou des dirigeants (l’hôtel d’un déplacement), sur le transport de personnes (train, avion, taxi, VTC), ni sur les cadeaux, sauf ceux de très faible valeur : 73 € TTC par bénéficiaire et par an. Kledg vérifie ce plafond ligne par ligne : saisissez une ligne par personne qui reçoit le cadeau.
5. Le carburant d’un véhicule de tourisme : 80 % de la TVA sur l’essence et le gazole (CGI, art. 298). Un véhicule utilitaire ouvre droit à 100 % : choisissez une autre catégorie.
6. Sinon, toute la TVA du justificatif est récupérable.

La TVA non récupérée reste dans la charge de la ligne.

Le repas de l’exploitant (société à l’impôt sur le revenu)

Quand le bénéfice de la société est imposé à l’impôt sur le revenu de l’exploitant ou des associés (BIC ou BNC), le repas qu’un exploitant ou un associé prend seul, parce que la distance l’empêche de déjeuner chez lui, n’est déductible que pour ses frais supplémentaires : la part au-delà de la valeur d’un repas pris au domicile, et jusqu’à la limite au-delà de laquelle la dépense est excessive (BOI-BNC-BASE-40-60-60, § 60 à 170 ; étendu aux BIC par les actualités ACTU-2025-00025 et ACTU-2026-00008). La part jusqu’à la valeur du repas au domicile est une dépense personnelle, la part au-delà de la limite aussi (§ 160), sauf circonstances exceptionnelles (§ 150) que votre comptable apprécie.

Qui est concerné

• La société, selon l’imposition de son bénéfice au jour du repas. Kledg lit d’abord le régime d’imposition des bénéfices enregistré dans Informations, Régimes fiscaux (type « Impôt sur les sociétés » : régime normal ou simplifié pour l’IS, micro-société, ou Impôt sur le revenu (pas d’IS)), puis la forme juridique : entrepreneur individuel, SNC, SCS et SCI sont à l’impôt sur le revenu (CGI, art. 8) ; une EURL ou une SELARL dont l’associé unique est une personne physique aussi (CGI, art. 8, 4°), une personne morale à l’IS ; SARL, SAS, SASU, SA, SELAS et SCA sont à l’IS (CGI, art. 206, 1). Une SARL de famille (CGI, art. 239 bis AA) ou une option temporaire pour l’impôt sur le revenu (art. 239 bis AB) s’enregistre en « Impôt sur le revenu (pas d’IS) » dans les régimes fiscaux. Si Kledg ne peut pas savoir (EURL sans associé enregistré, société sans forme ni régime), rien n’est partagé et Kledg vous demande de renseigner le régime. Une société à l’IS ou au régime micro n’est pas concernée.
• La personne : un associé, ou le dirigeant d’un entrepreneur individuel, est l’exploitant. Un salarié, ou un dirigeant non associé, suit les règles des salariés : son repas est entièrement déductible. Pour un bénéficiaire créé automatiquement à la première note d’un membre, Kledg ne sait pas qui a mangé : chaque repas en déplacement demande alors Qui a pris ce repas ? (l’exploitant ou un associé, ou un salarié). Une note dont un repas n’a pas de réponse ne se comptabilise pas.
• La dépense : la catégorie Repas en déplacement seulement. Les repas d’affaires (6257) et les autres catégories ne changent pas.

Les seuils

Valeurs TTC, selon l’année civile du repas :

Pour une année dont Kledg ne connaît pas encore les valeurs, il prend les dernières connues (les premières pour une année antérieure à 2022) et vous le signale.

Le calcul

Pour chaque repas, la part déductible est le montant payé TTC moins la valeur du repas au domicile, sans descendre sous zéro et sans dépasser l’écart entre la limite et cette valeur ; le reste n’est pas déductible. Exemple du BOFiP (§ 170), en 2026 : un repas de 25 € donne 15,90 € déductibles et 9,10 € non déductibles.

La TVA ne change pas : elle suit les règles de la TVA récupérable ci-dessus. Quand elle est récupérée, la charge est le TTC moins cette TVA, et la part non déductible de la charge est la même proportion du montant payé, arrondie au centime le plus proche : 25 € à 10 % (charge de 22,73 €) donnent 14,46 € sur 6256 et 8,27 € sur 62568. Sans TVA récupérée, le partage est exactement celui du BOFiP.

Sous chaque repas, Kledg affiche la part déductible, la part non déductible, les seuils de l’année et le lien vers la source.

Les comptes et la déclaration de résultat

La part déductible reste sur le compte de la ligne (6256 Missions). La part non déductible va au compte 62568 « Repas de l’exploitant, part non déductible », un sous-compte de 6256 que Kledg crée dans le plan de comptes de l’exercice s’il manque (625680 pour un plan à six chiffres ; un compte déjà présent sous 62568 est repris).

Le solde de ce compte est la somme à réintégrer sur la déclaration de résultat : ligne 316 « Rémunérations et avantages personnels non déductibles » du tableau 2033-B-SD au régime simplifié, ou ligne WD « Avantages personnels non déductibles » du tableau 2058-A-SD au régime normal, liasse jointe à la 2031-SD. Kledg ne prépare pas la 2031-SD : votre comptable reporte le solde du compte 62568.

Les indemnités kilométriques

Kledg applique le barème forfaitaire fixé par arrêté, celui de l’URSSAF : une indemnité dans la limite du barème est exonérée de cotisations. Le barème en vigueur est celui de l’arrêté du 27 mars 2023, reconduit à l’identique pour 2024, 2025 et 2026.

• Le barème couvre les voitures (de 3 CV et moins à 7 CV et plus), les motos et les cyclomoteurs, par tranches de kilomètres parcourus dans l’année.
• Un véhicule électrique bénéficie d’une majoration de 20 %.
• Les tranches sont annuelles : la distance qui compte est celle de l’année avec ce véhicule. Kledg cumule les trajets du bénéficiaire déjà soumis ou validés dans l’année, si bien que les trajets d’une année font exactement le barème de la distance totale, dans n’importe quel ordre.
• Une année dont le barème n’est pas encore connu de Kledg est refusée : Kledg ne devine jamais un barème.
• Les indemnités n’ont pas de TVA et vont au compte 6251.

Le cumul ne connaît que les notes saisies dans Kledg : des trajets remboursés en dehors de Kledg dans l’année ne sont pas pris en compte.

Validation

• Tous les membres de la société, même en Lecture seule, peuvent déposer leurs propres notes, dans Mes notes de frais : ils ne voient que les leurs.
• Un administrateur de la société ou le comptable valide les notes et les voit toutes dans Notes de frais.
• Pour valider, chaque ligne doit avoir un compte : la catégorie « Autre dépense » n’en a pas par défaut.

Comptabilisation

Une fois la note validée, cliquez sur Comptabiliser. L’écriture est créée en brouillon, datée du dernier jour de la période (le jour où la société doit la somme), au journal NDF si la société en a un, sinon au journal OD :

• L’exercice est celui qui contient la fin de la période, et chaque ligne doit être datée dans cet exercice : une charge appartient à l’exercice où elle est engagée. Une note à cheval sur deux exercices se scinde en deux. Kledg refuse si aucun exercice ne contient la date ou s’il est clôturé.
• Les comptes doivent exister dans votre plan de comptes ; s’il en manque un, Kledg vous dit lequel créer.
• Tant que l’écriture est en brouillon, vous pouvez la supprimer depuis la note. Une écriture validée se corrige par contre-passation (PCG, art. 1031-3).

Le remboursement

Le remboursement vient de la banque :

1. Rapprochez le virement de remboursement avec le compte du bénéficiaire (voir Rapprocher ses opérations) et validez l’écriture.
2. Ouvrez la note : le bloc Remboursement propose les virements qui conviennent, les montants exacts en premier.
3. Choisissez-les, puis cliquez sur Lettrer avec le remboursement : la note passe en Remboursée.

Les virements choisis doivent faire exactement le montant de la note, en un ou plusieurs virements : Kledg ne fait pas de lettrage partiel, un remboursement partiel attend d’être complété. Le statut suit le lettrage : lettrer les lignes à la main dans Saisie, Lettrage rembourse aussi la note, et les délettrer la ramène à Comptabilisée. Un remboursement sur l’exercice suivant se lettre avec les à-nouveaux dans Lettrage (voir Lettrer ses comptes clients et fournisseurs).

Et les notes de frais Qonto ?

Qonto ne permet pas aux logiciels tiers de lire ses notes de frais : Kledg ne peut donc pas les importer. Un remboursement payé par Qonto arrive comme une opération bancaire : rapprochez-la avec le compte du bénéficiaire, puis lettrez la note avec elle.

Avec un assistant

Si vous avez connecté Claude ou ChatGPT (voir Connecter Claude ou ChatGPT), l’assistant peut lire vos notes et vos bénéficiaires, et préparer une note en brouillon à partir de vos justificatifs et de vos trajets. Pour une société à l’impôt sur le revenu, l’assistant voit aussi le partage de chaque repas et vous demande qui l’a pris quand Kledg ne le sait pas. La note reste un brouillon : vous la soumettez, un valideur la valide et la comptabilise dans Kledg.

Les limites

• Pas de note en devise : une dépense à l’étranger se saisit pour le montant débité en euros, à 0 % de TVA.
• Pas d’avance sur frais.
• Le plafond des cadeaux (73 € TTC par bénéficiaire et par an) est vérifié ligne par ligne, pas sur l’année.
• Repas de l’exploitant : les circonstances exceptionnelles qui justifieraient une dépense au-delà de la limite ne se saisissent pas ; votre comptable les apprécie et corrige l’écriture. Kledg ne prépare ni la 2031-SD ni la 2035-SD.