Les frais de gestion entre holding et filiales

Une holding animatrice rend des services à ses filiales : direction, comptabilité, informatique, juridique. Elle les leur refacture sous forme de frais de gestion (on parle aussi de « management fees »). Kledg calcule le prix à partir des charges de la holding, le répartit entre les filiales selon une convention, et prépare une facture de vente par filiale et par période dans la holding, ainsi que, si vous le souhaitez, la facture d’achat correspondante dans chaque filiale.

Prérequis

• La holding figure parmi les actionnaires de chaque filiale (informations de la filiale, actionnaire de type « Société »), quel que soit le pourcentage. C’est la même définition que pour la vue groupe. L’entrée Frais de gestion, dans le groupe Factures du menu, n’apparaît que dans une holding qui a au moins une filiale accessible.
• Le rôle Administrateur ou Comptable dans la holding pour créer une convention et préparer les factures, et au moins un accès en lecture à chaque filiale de la convention. Pour proposer la facture d’achat à une filiale, il faut aussi pouvoir y saisir.

Aucun seuil de détention n’est imposé par Kledg : il relève de la convention et du conseil de la société.

Étape 1 : créer la convention

Ouvrez Frais de gestion, puis Nouvelle convention, et renseignez :

• les filiales concernées, avec leurs dates d’entrée et de sortie éventuelles ;
• le prix, de l’une des deux façons :
  • coûts majorés d’une marge : les charges de la holding sur la période, multipliées par la part de ces charges consacrée aux filiales, puis augmentées de la marge ;
  • montant forfaitaire : un montant HT par période, réparti entre les filiales ;
• la clé de répartition : parts égales, chiffre d’affaires de chaque filiale (ses ventes validées sur la période, lues dans ses propres livres), ou pourcentages fixés dont le total fait exactement 100 % ;
• le taux de TVA : 0 % obligatoire si la holding est en franchise en base (CGI, art. 293 B) ;
• les comptes : produit de la holding (706 par défaut) et charge proposée aux filiales (6226 par défaut) ;
• la série de factures, sous la forme préfixe, année, numéro (FG-2026-001...).

Les charges retenues

Avec les coûts majorés, Kledg retient par défaut toutes les charges de la classe 6, sauf :

Seules les écritures validées comptent, sans les écritures de clôture. Une période à cheval sur deux exercices additionne les charges de chacun sur sa part.

Entrée et sortie d’une filiale

Une filiale présente une partie seulement de la période paie au prorata de ses jours (parts égales et pourcentages) ou de son chiffre d’affaires de ces jours. Le montant entier est réparti entre les filiales présentes.

Modifier ou arrêter une convention

Modifier une convention ne change pas les montants déjà facturés. Une convention déjà facturée ne se supprime pas : donnez-lui une date de fin.

Étape 2 : calculer une période

1. Ouvrez la convention.
2. Cliquez sur Calculer une période et choisissez les dates.
3. Kledg affiche les charges retenues et exclues, la base, la marge, et pour chaque filiale le montant HT, la TVA et le TTC.

Le montant affiché est exactement celui qui sera facturé. Les arrondis sont faits pour que tout tombe juste au centime :

1. Le total HT est arrondi une seule fois au centime ; la marge est la différence entre ce total et la base, si bien que base et marge font toujours le total.
2. Le total est réparti selon la clé : chaque part est arrondie au centime inférieur, et le reste va à la plus grosse part. Les parts font toujours exactement le total.
3. La TVA de chaque facture est calculée sur sa base et arrondie une fois (CGI, annexe II, art. 242 nonies A).

Kledg signale une marge en dehors de 5 à 10 % (voir plus bas).

Étape 3 : préparer les factures

Depuis le calcul, cliquez sur Préparer les factures.

• Dans la holding : une facture de vente en brouillon par filiale, la filiale comme client, numérotée dans la série de la convention, datée de la fin de la période ou de la date choisie. Vérifiez-la et comptabilisez-la depuis Factures de vente, comme toute facture (voir Les factures et les tiers).
• Dans chaque filiale, si vous le demandez : la même facture en brouillon dans ses Factures d’achat, avec la holding comme fournisseur et le compte de charges de la convention. C’est une proposition : rien n’entre dans les livres de la filiale tant qu’un utilisateur de la filiale ne la comptabilise pas. Sans cette option, ou si vous n’avez pas le droit de saisir dans la filiale, la filiale enregistre la facture reçue comme d’habitude.

Une même période n’est jamais facturée deux fois : relancer la même période complète seulement ce qui manque (par exemple la facture d’achat demandée après coup), et une période qui chevauche une période déjà facturée est refusée.

Kledg ne passe aucune écriture de frais de gestion lui-même, ni dans la holding ni dans les filiales. Il ne prépare pas non plus de facture à établir ou à recevoir en fin d’exercice : une facture datée de la fin de la période rattache le produit et la charge au bon exercice ; une prestation de fin d’exercice facturée après la clôture se régularise par une écriture saisie.

Le prix de pleine concurrence

Entre sociétés d’un même groupe, un service se facture au prix que des sociétés indépendantes auraient convenu :

• Selon les principes de l’OCDE applicables en matière de prix de transfert (2022, chapitre VII), un service ne se refacture que s’il a une valeur pour la filiale. Les activités d’actionnaire de la holding (sa propre gouvernance, son financement) ne se refacturent pas : c’est le rôle de la part des charges refacturables. Pour les services à faible valeur ajoutée, l’approche simplifiée retient une marge de 5 %. Les services de gestion se refacturent usuellement avec une marge de 5 à 10 %.
• L’administration fiscale applique ces principes (BOFiP BOI-BIC-BASE-80, CGI art. 57) et rehausse un prix qui s’en écarte. Entre deux sociétés françaises, le même raisonnement passe par l’acte anormal de gestion (CGI art. 38 et 39, 1) : des frais sans service réel, ou au-delà de sa valeur, ne sont pas déductibles chez la filiale ; des frais inférieurs au coût sont un avantage consenti par la holding.

Kledg calcule et documente le prix : chaque facturation garde le détail du calcul (charges par compte, marge, clé et poids de chaque filiale), utile en cas de contrôle. Il ne juge pas si votre marge est de pleine concurrence : voyez-le avec votre expert-comptable.

Qui peut faire quoi

Chaque société est vérifiée séparément : rien n’est lu ni écrit dans une société sans votre rôle dans cette société-là.

Une filiale dont vous n’êtes pas membre est indiquée comme « n’est pas accessible avec votre compte », sans être nommée. Un assistant IA connecté à Kledg peut consulter les conventions et calculer une période, mais ne prépare jamais les factures : cette décision engage la holding et chaque filiale (prix de transfert, TVA, numérotation), elle se prend dans Kledg par une personne qui a les droits dans chaque société.

Pour aller plus loin

• La vue groupe, où les frais de gestion sont éliminés des chiffres combinés ;
• Les factures et les tiers ;
• Travailler avec son expert-comptable.