Les justificatifs

Chaque écriture doit s’appuyer sur une pièce justificative : la facture d’un fournisseur, le ticket d’un restaurant, l’avis d’une échéance. La page Justificatifs vous montre les opérations bancaires à qui il en manque une, vous dit où trouver la facture, et vous aide à la récupérer.

Ce que vous allez faire

Ouvrir la liste des opérations sans justificatif.
Retrouver chaque facture, vous-même ou avec votre assistant.
Joindre la pièce à son opération.

Prérequis

N’importe quel rôle pour consulter la liste. Joindre une pièce à une opération demande le rôle Administrateur ou Comptable (voir Les membres et les invitations).
Des opérations bancaires dans Kledg (voir Connecter sa banque ou Importer un relevé bancaire).

La liste des opérations sans justificatif

Ouvrez Banque, Justificatifs. La page liste les opérations bancaires sans pièce justificative au-dessus du seuil de votre choix (Kledg le retient dans votre navigateur). Vous pouvez filtrer par exercice, par compte bancaire et par sens ; les opérations refusées par la banque n’y figurent pas.

Chaque écriture doit s’appuyer sur une pièce conservée dix ans (Code de commerce, art. L123-22). Avec Qonto, Kledg reçoit les justificatifs de la banque : déposez la pièce dans votre banque puis cliquez sur Synchroniser les justificatifs. Chaque ligne de la liste mène à l’opération dans Transactions.

Où trouver la facture

Pour chaque opération, Kledg affiche le fournisseur qu’il reconnaît dans le libellé ou la contrepartie, et rien quand il n’en reconnaît aucun :

Un fournisseur courant : OVHcloud, Google Cloud et Workspace, Microsoft 365 et Azure, AWS, Adobe, Apple, Notion, Slack, Zoom, Canva, OpenAI, Anthropic, GitHub, Vercel, Netlify, Free et Free Mobile, Orange, SFR, Bouygues Telecom, EDF, Engie, TotalEnergies, SNCF Connect, Uber, Air France, Booking.com, Amazon.fr, La Poste, Qonto, Shine, Stripe et PayPal. Le lien Où trouver la facture ouvre, dans un nouvel onglet, la page officielle où le fournisseur met vos factures à télécharger (il faut vous connecter à votre compte chez lui). Ce lien n’existe que si l’aide officielle du fournisseur donne cette page : sans page vérifiée (Notion, Netlify, Air France, Booking.com, Qonto, Shine, PayPal), le fournisseur est affiché sans lien.
Un de vos tiers : sinon, le fournisseur (pour une dépense) ou le client (pour une recette) dont le nom, sans sa forme juridique (SAS, SARL, SCI...), ou le compte auxiliaire apparaît en mots entiers dans le libellé. Si plusieurs conviennent, le nom le plus long l’emporte.

Proposer avec l’IA

Si vous avez connecté un assistant (voir Connecter Claude ou ChatGPT), le bouton Proposer avec l’IA d’une opération ouvre votre assistant avec une demande préparée. L’assistant doit :

identifier le fournisseur (Kledg le donne quand il le reconnaît) et la facture attendue : datée du 10e jour avant au 5e jour après l’opération, du montant TTC de l’opération ;
la chercher dans vos outils de messagerie et de fichiers auxquels vous lui avez donné accès (Gmail, Outlook, Google Drive, OneDrive...) ;
s’il la trouve, vous dire ce qu’il a trouvé, puis la joindre à l’opération sur un compte Qonto, ou sinon vous donner le fichier et ses détails ;
s’il ne la trouve pas, vous indiquer la page des factures du fournisseur quand elle est connue.

Kledg n’accède jamais à vos mails ni à vos fichiers : seul votre assistant les lit, avec les connecteurs que vous lui avez donnés.

Déposer des photos ou des PDF

Disponible à partir de Kledg 0.4.0. Cette partie décrit la prochaine version, pas encore publiée.

En haut de la page, la zone Déposer des justificatifs reçoit vos photos de tickets et vos PDF de factures, plusieurs à la fois : glissez-les, choisissez-les, ou prenez la photo directement avec le téléphone. Pour chaque fichier, indiquez le montant TTC et la date ; Kledg cherche la transaction bancaire qui correspond, puis vous rattachez le justificatif ou créez une note de frais si la dépense a été payée personnellement. Le pas à pas, avec Claude ou ChatGPT ou sans assistant : Classer ses justificatifs en photo.