Les membres et les invitations

Chaque personne qui accède à une société dans Kledg en est membre, avec un rôle qui décide de ce qu’elle peut faire. Un administrateur de la société invite lui-même ses collaborateurs et son expert-comptable par email : il n’a pas besoin de passer par l’administrateur de l’instance.

Ce que vous allez faire

Choisir le bon rôle.
Envoyer l’invitation depuis la page Membres.
Suivre l’invitation jusqu’à son acceptation, la renvoyer ou l’annuler si besoin.

Prérequis

Le rôle Administrateur dans la société, pour inviter. Les autres membres voient la liste des membres et leurs rôles.
Une société modifiable : une société archivée, ou en lecture seule sur une offre hébergée, n’envoie ni n’accepte d’invitation.
De préférence, les emails configurés sur l’instance (voir Installer Kledg). Sans eux, Kledg vous donne le lien à transmettre vous-même.

Les trois rôles

Un rôle vaut pour une société : une même personne peut être Comptable dans une société et Lecture seule dans une autre.

Rôle	Ce que la personne peut faire
Administrateur	Gère les connexions bancaires, les informations et les réglages de la société, en plus de la comptabilité. Invite les membres.
Comptable	Saisit et valide les écritures et les notes de frais, établit le budget, rapproche la banque et importe les relevés, prépare les déclarations, clôture l’exercice. Pas d’accès aux identifiants bancaires ni aux réglages de la société.
Lecture seule	Consulte sans rien modifier, et dépose ses propres notes de frais.

Administrateur est le rôle du dirigeant.
Comptable est le rôle de votre expert-comptable ou de la personne qui tient vos comptes.
Lecture seule convient à un associé qui suit les chiffres, ou à un salarié qui ne fait que ses notes de frais.

Le mode d’affichage (simple, standard ou expert) ne change rien aux droits : seul le rôle compte.

Étape 1 : inviter un membre

Ouvrez la société, puis Société, Membres.
Cliquez sur Inviter un membre.
Saisissez l’email de la personne et choisissez son rôle.
Envoyez. L’invitation apparaît dans la carte Invitations en attente.

Vous ne pouvez pas donner plus de droits que les vôtres : le rôle proposé ne peut accorder aucun droit que vous n’avez pas vous-même dans la société. Une personne déjà membre ne peut pas être invitée, et une seule invitation reste ouverte par adresse et par société.

Sans emails configurés, Kledg affiche le lien d’invitation avec un bouton Copier le lien : transmettez-le vous-même à la personne, par un canal de confiance.

Étape 2 : l’invité accepte

L’invité reçoit un email avec un lien personnel. Le lien est valable 7 jours et ne sert qu’une fois. En l’ouvrant :

Situation de l’invité	Ce que propose Kledg
Connecté avec le compte de l’adresse invitée	Rejoindre la société, en un clic
A déjà un compte, mais n’est pas connecté	Se connecter pour accepter, puis retour sur l’invitation
N’a pas de compte	Créer mon compte et rejoindre la société : il choisit son nom et son mot de passe. Le lien prouve qu’il reçoit bien les emails de cette adresse
Connecté avec un autre compte	Kledg lui explique de se déconnecter et de rouvrir le lien avec le bon compte
Lien expiré, annulé ou déjà utilisé	Un message lui dit de demander une nouvelle invitation

Une fois l’invitation acceptée, la société apparaît dans Mes sociétés de la personne, avec le rôle choisi. Un cabinet qui suit plusieurs de vos sociétés reçoit une invitation par société et les retrouve toutes au même endroit.

Étape 3 : renvoyer ou annuler

Dans Invitations en attente, chaque ligne donne l’email, le rôle et la validité du lien (Expirée une fois les 7 jours passés) :

Renvoyer envoie un nouveau lien, valable 7 jours de plus. L’ancien lien cesse de fonctionner.
Annuler désactive le lien envoyé. Vous pourrez inviter la personne de nouveau.

Changer un rôle

Changer le rôle d’un membre est réservé à l’administrateur de l’instance : celui qui a installé Kledg, qui n’est pas un rôle de société. L’administrateur de l’instance peut aussi ajouter directement un membre avec Ajouter un membre, sans passer par une invitation : voir Travailler avec son expert-comptable.

Retirer un membre ou quitter une société

Disponible à partir de Kledg 0.4.0. Jusque-là, seul l’administrateur de l’instance retire un membre.

Sur la page Membres, un administrateur de la société retire un membre avec Retirer. Il ne peut pas retirer quelqu’un qui a plus de droits que lui, ni un administrateur de l’instance, ni le dernier administrateur de la société : la société doit toujours garder quelqu’un pour gérer ses membres. Quand le retrait n’est pas possible, le bouton est grisé et son info-bulle dit pourquoi.

Le retrait prend effet tout de suite : la personne n’a plus accès à la société, ses assistants IA et ses clés API non plus, ses actions IA en attente d’approbation et les invitations qu’elle avait envoyées sont annulées, et elle est prévenue par email. Tout ce qu’elle a saisi (écritures, notes de frais, historique) reste, à son nom, et son compte est conservé : vous pouvez l’inviter de nouveau.

Chaque membre peut aussi quitter la société avec Quitter sur sa propre ligne, sauf s’il en est le dernier administrateur : invitez d’abord un autre administrateur.

Les limites

Une invitation ne sert qu’une fois et expire au bout de 7 jours.
Pour éviter les abus, Kledg limite les envois : 20 invitations ou renvois par heure pour une même personne qui invite, et 5 invitations par jour vers une même adresse, toutes sociétés confondues.
L’administrateur de l’instance peut désactiver les invitations, ou n’accepter que les invités qui ont déjà un compte. Une offre hébergée peut aussi limiter le nombre de membres.
Chaque invitation envoyée, renvoyée, annulée ou acceptée est inscrite au journal d’audit de la société.

Avec un assistant IA

Si vous avez connecté Claude ou ChatGPT (voir Connecter Claude ou ChatGPT), l’assistant peut lister les invitations, en envoyer, les renvoyer ou les annuler, et retirer un membre (à partir de Kledg 0.4.0), avec les mêmes règles. Il ne voit jamais le lien d’invitation.