Créer des règles d’affectation

Beaucoup d’opérations reviennent chaque mois avec la même écriture : le loyer, les abonnements logiciels, les frais bancaires, les cotisations. Une règle d’affectation les reconnaît et prépare leur écriture : vous n’avez plus qu’à vérifier.

Ce que vous allez faire

1. Créer une règle à partir d’une opération déjà reçue, d’un modèle ou de zéro.
2. Ajuster ses conditions et les lignes de l’écriture, en suivant l’aperçu.
3. Appliquer les règles aux opérations à traiter.

Prérequis

• Des opérations bancaires dans Kledg (voir Connecter sa banque).
• Le rôle Comptable ou Administrateur.
• Savoir quelle écriture passer pour cette opération. En cas de doute, voir Les journaux et les écritures types.

Les règles se gèrent dans Banque, Règles d’affectation. La liste indique pour chacune son statut, sa priorité, son nombre de conditions et de lignes, et combien de fois elle a été appliquée.

Étape 1 : partir d’une opération

Le plus simple est de partir d’une opération réelle :

1. Dans Rapprochement, cliquez sur Traiter sur une opération qui revient (par exemple un abonnement).
2. En bas de la fenêtre, cliquez sur Créer une règle à partir de cette transaction.

Kledg ouvre une nouvelle règle déjà remplie avec les caractéristiques de l’opération. Son nom est tiré de la contrepartie ou du libellé nettoyé : « CB Billet de train 12/03 » devient « Billet de train ». Vous pouvez le modifier.

D’autres chemins mènent à une règle préremplie de la même façon :

• la page Abonnements : Créer une règle d’affectation, dans le menu Actions d’un abonnement, part de son dernier paiement (voir Les abonnements) ;
• la liste Démarrer du tableau de bord : elle vous propose de créer la règle du libellé qui revient le plus souvent sur votre compte (voir Premiers pas) ;
• la Bibliothèque de règles : des règles prêtes à l’emploi pour les fournisseurs courants, avec la TVA qui convient (voir La bibliothèque de règles).

Vous pouvez aussi partir de zéro avec Nouvelle règle, sur la page Règles d’affectation.

Étape 2 : la page de la règle

Tout tient sur une seule page, sans onglets : les parties Général, Conditions, Écriture proposée et Options à gauche, l’Aperçu à droite (sous le formulaire sur téléphone). Les mêmes parties servent à créer une règle et à la modifier plus tard.

Dans Général :

• Nom : un nom qui parle, par exemple « Abonnement logiciel de facturation » plutôt que le libellé brut de la banque.
• Description : facultative, utile pour votre expert-comptable.
• Journal : en général BQ.
• Priorité : Haute, Normale (le choix d’une nouvelle règle) ou Basse. Elle départage deux règles qui reconnaissent la même opération (voir plus bas). Avancé affiche le nombre exact : Haute vaut 10, Normale 0 et Basse -10, et vous pouvez saisir une autre valeur. Le nombre le plus grand passe en premier.

Dans Options :

• Règle active : une règle active est proposée sur les opérations qui remplissent toutes ses conditions. Décochez pour suspendre une règle sans la supprimer.
• Créer automatiquement l’écriture : cochée, chaque actualisation de Kledg crée l’écriture en brouillon, sans clic ; décochée, la règle reste une suggestion (voir l’étape 6).

Étape 3 : les conditions

Une règle s’applique à une opération quand toutes ses conditions sont remplies. Le nombre de conditions ne change rien à l’application : une règle d’une seule condition s’applique comme une règle de cinq. Chaque condition tient sur une ligne : un champ, un opérateur et une valeur.

Pour un texte, les opérateurs sont Égal à, Contient, Commence par et Expression régulière ; pour un montant, Égal à, Supérieur à, Supérieur ou égal à, Inférieur à, Inférieur ou égal à et Entre.

Une règle créée depuis une opération reprend beaucoup de conditions, dont le libellé exact et une fourchette de montant. Retirez celles qui changeront d’un mois à l’autre (un numéro de facture dans le libellé, par exemple), sinon la règle ne reconnaîtra plus les opérations suivantes. L’aperçu vous montre aussitôt combien d’opérations la règle reconnaît (étape 5).

Étape 4 : l’écriture proposée

Dans Écriture proposée, décrivez les lignes de l’écriture. Pour chaque ligne :

• le compte (6132 pour un loyer, 44566 pour la TVA déductible...) ;
• le sens : Débit ou Crédit ;
• le type de montant : montant complet, HT, TTC, TVA, pourcentage, montant fixe ou reste ;
• le type de TVA : aucune, collectée, déductible, intracommunautaire, import, exonérée ou autoliquidation.

Les Modèles (Achat intracommunautaire, Achat à l’import, Achat) préparent les lignes habituelles en un clic. Le Compte de TVA par défaut sert aux lignes avec TVA qui n’ont pas leur propre compte de TVA.

Le montant de la TVA

Pour chaque ligne avec TVA, Montant de TVA propose deux choix :

Avec un compte Qonto connecté, une ligne de TVA collectée ou déductible commence sur TVA détectée par la banque ; sinon, elle commence sur Taux saisi. La TVA intracommunautaire et la TVA à l’import commencent toujours sur Taux saisi : la banque ne voit pas de TVA sur ces achats. Pour savoir quelle TVA appliquer, voir La TVA expliquée.

La case « TVA collectée au débit (avoir client) »

Sur une ligne de TVA collectée, la case TVA collectée au débit (avoir client) passe la TVA au débit au lieu du crédit : c’est le cas d’un avoir que vous remboursez à un client. Elle n’a rien à voir avec l’option pour la TVA d’après les débits de votre société (CGI, art. 269, 2, c), qui se règle dans les paramètres de TVA et change la date à laquelle la TVA est due, pas le sens de l’écriture.

La ligne de banque et l’équilibre

Vous n’avez pas besoin d’écrire la ligne de banque :

• une règle sans ligne de banque est soldée automatiquement, quand elle s’applique, par une ligne sur le compte de banque de l’opération ;
• une règle qui a sa propre ligne de banque (un compte 51) doit être équilibrée, débits égaux aux crédits, pour être enregistrée. Tant qu’elle ne l’est pas, Enregistrer reste grisé avec le message « Équilibrez l’écriture pour pouvoir enregistrer ».

Sous les lignes, un message vous dit si l’écriture de l’aperçu est équilibrée.

Étape 5 : vérifier dans l’aperçu

L’Aperçu se met à jour pendant que vous modifiez la règle :

• le nombre d’opérations des 90 derniers jours que les conditions reconnaissent ;
• les trois plus récentes, avec la TVA détectée par la banque (ou « Pas de TVA détectée ») ;
• l’écriture proposée pour l’opération choisie, avec la TVA comptabilisée : cliquez sur une autre opération pour voir la sienne.

Quand aucune opération n’est reconnue, l’aperçu calcule l’écriture sur un exemple : 100 € au débit par défaut, montant et sens modifiables. L’aperçu rappelle aussi le régime de TVA de votre société sur les prestations (exigible à l’encaissement ou d’après les débits).

Quand tout est juste, cliquez sur Enregistrer. Sur une règle existante, Dupliquer en crée une copie (enregistrez d’abord vos modifications) et Supprimer la retire : les écritures déjà créées avec elle sont conservées.

Étape 6 : appliquer les règles

Une règle active intervient à trois endroits :

Quand vous traitez une opération reconnue, la règle préremplit aussi la fenêtre (« Suggestion de la règle ») : vérifiez et enregistrez. Si vous avez connecté un assistant (voir Connecter Claude ou ChatGPT), il peut lui aussi appliquer toutes les règles actives.

Les écritures créées par une règle sont toujours des brouillons rapprochés de leur opération. Un brouillon reçoit son numéro définitif quand vous le validez dans Écritures (PCG art. 1031-3) ; jusque-là, il se corrige ou se supprime, et annuler le rapprochement le supprime. Un rapprochement se défait depuis la page Rapprochement (voir Rapprocher ses opérations).

Les priorités

Une opération peut correspondre à plusieurs règles, par exemple « Prélèvements URSSAF » et « Tous les prélèvements ». Kledg retient la règle de priorité la plus haute. À priorité égale, la règle la plus précise, celle qui a le plus de conditions, l’emporte. Donnez donc la priorité Haute à vos règles les plus spécifiques, ou Basse à une règle très générale.

Les erreurs fréquentes

• Une règle trop large. « Libellé contient CB » reconnaîtrait toutes vos dépenses par carte : ajoutez la contrepartie ou un montant. L’aperçu vous le montre tout de suite.
• Une règle trop étroite. Le montant exact d’une facture d’électricité change chaque mois : utilisez Entre.
• Cocher « Créer automatiquement l’écriture » sur une règle encore incertaine. Laissez-la en suggestion le temps de vérifier quelques écritures.
• De la TVA sur une opération qui n’en a pas : assurance, cotisations sociales, impôts.
• Cocher « TVA collectée au débit » pour une société qui a opté pour la TVA d’après les débits. Cette case ne sert qu’aux avoirs clients.
• Oublier de valider les brouillons créés par les règles.

Pour aller plus loin

• La bibliothèque de règles, pour partir d’une règle toute prête ;
• Le rapprochement bancaire ;
• La TVA expliquée ;
• Le plan comptable, pour choisir les comptes.